Trimiteți un e-mail formal

Mulți oameni văd multe despre scrierea unui e-mail formal. De obicei, folosiți e-mail pentru a trimite mesaje personale și informale. Dacă trebuie să trimiteți un e-mail unui profesor, unui angajator, unui client, unei agenții guvernamentale sau unei alte destinații oficiale, există câteva linii directoare pe care le puteți urma. Păstrați-vă mesajul clar și concis și urmați standardele general aplicabile cu privire la stil, ton și aspect. Și nu uitați să citiți și să revizuiți mesajele de poștă electronică înainte să le trimiteți.

pași

2

Stick la un font profesionist. Cu majoritatea furnizorilor de servicii de e-mail nu puteți alege dintr-un număr mare de fonturi și stiluri diferite. În orice caz, puteți păstra cel mai bine un stil tradițional într-un e-mail formal, cu un font ca Times New Roman sau Arial. Nu utilizați fonturi decorative, cum ar fi Comic Sans sau Old English. Țineți cont de următoarele:

3

Alegeți un subiect scurt și precis. Utilizați în subiectul dvs. cuvinte cheie care indică exact ce este vorba despre e-mail, în numai câteva cuvinte. În acest fel ajuta la prevenirea cititorul vede postarea dvs. pe cap, deoarece e-mail nu are nici un subiect, un subiect vag, sau un subiect care dă impresia că e-mail nu este important.

2

Imaginați-vă în primul paragraf, dacă este necesar. Dacă mesajul dvs. este adresat unei persoane cu care nu aveți în prezent o relație existentă, cum ar fi un nou client, șeful departamentului de recrutare & Selectarea companiei pe care doriți să o depuneți, sau un funcționar din cadrul municipalității, spune mai întâi cine sunteți și care este motivul mesajului dumneavoastră. Faceți acest lucru într-o propoziție sau două la începutul e-mailului.

3

Începeți cu cele mai importante informații. După ce ați propus și ați rezumat motivul pentru mesajul dvs., puteți continua cu partea principală a mesajului dvs. de poștă electronică. Puneți cele mai importante informații aproape în partea de sus. Procedând astfel, veți arăta respectul pentru timpul prețios al destinatarului și veți face rapid intenția e-mail-ului dvs. clar.

4

Spuneți direct ce spune. Într-un e-mail formal nu este absolut nici o problemă să fii direct, atâta timp cât stai politicos. Prin întoarcerea în jurul pastei fierbinți, atingeți doar faptul că atenția cititorului dvs. se relaxează, ceea ce face dificil pentru el sau ea să determine exact ce vreți sau aveți nevoie.

5

Păstrați-l scurt. Nu există o regulă standard pentru lungimea prescrisă a unui e-mail. Cu toate acestea, pentru un e-mail puteți păstra cel mai bine o lungime maximă a suprafeței unui ecran (de la un laptop sau un PC).

6

Păstrați-vă limba în mod oficial. Scrieți un e-mail formal într-un context profesional și de aceea, în mod natural, doriți să faceți o impresie bună. Utilizați propoziții complete și formulări politicoase. Evitați lucruri precum:

7

Închideți-vă e-mail-ul în mod corect. Ceea ce se aplică salutării se aplică și la închidere. Puteți închide un e-mail formal în mai multe moduri acceptabile. Puneți întotdeauna numele dvs. complet și locul de muncă sub blocare. În funcție de conținutul mesajului dvs. de poștă electronică, puteți utiliza una sau mai multe dintre următoarele închideri:

2

Verificați-vă cu atenție e-mail-ul pentru erori de joc și gramatică. Nu se bazează orbește pe verificarea ortografică a furnizorului dvs. de servicii de e-mail sau a programului de procesare a textului. Citirea e-mailului cu voce tare sau cererea altcuiva pentru a verifica afară pentru tine este o modalitate excelentă de a scăpa de greșeli de tipărire sau de ortografie sau de fraze neclare.

3

Asigurați-vă că nu există informații confidențiale în e-mail. Rețineți întotdeauna că e-mailul nu este un sistem de comunicații 100% securizat. Amintiți-vă că serverele de poștă electronică pot fi hackate sau că destinatarul poate sau nu poate partaja în mod intenționat informații pe care nu ați dori să le faceți publice altora.