Scrieți o procedură operațională standard

O procedură operațională standard (SOP) conține informații despre modul în care o sarcină ar trebui să fie efectuată pas cu pas. Un POF existent trebuie doar să fie adaptat și actualizat, dar puteți fi, de asemenea, într-o situație în care trebuie să o setați complet.

conținut

Pași
Partea 1configurați pos
Partea 2scrieți pos
Partea 3asigurați-vă de succes și de precizie
Sfaturi

pași

Partea 1
Configurați POS

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 1

Selectați setarea. Nu există un mod corect și greșit de a scrie un POS. Dar compania dvs. are probabil deja un număr de SOP-uri pe care le puteți privi pentru a obține o idee despre designul dorit. Utilizați SOP existente - dacă există - ca exemplu. Dacă nu există, aveți câteva opțiuni:

Configurarea cu pași simpli. Acest mod este bun pentru procedurile de rutină, care sunt scurte, au puține rezultate și sunt destul de concrete. În afară de documentația și reglementările de siguranță necesare, ea nu este decât o listă de puncte, în care cititorului i se spune în propoziții simple ce trebuie făcut.
Configurarea cu pașii ierarhici. Acest lucru funcționează bine pentru proceduri mai lungi - mai mult de zece pași, deciziile trebuie luate, trebuie clarificate și terminologia ar trebui să fie interpretate. Aceasta este, în general, o listă într-o anumită ordine, cu pașii principali și sub-pașii corespunzători.
Configurarea cu diagramele de flux. Dacă o procedură arată mai mult ca o hartă, cu multe rezultate diferite, o diagramă este cea mai bună soluție. Trebuie să optați pentru acest design dacă rezultatele nu pot fi prezise în mod corespunzător.

Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 2

Gândiți-vă la audiența dvs. Trebuie să luați în considerare trei lucruri importante înainte de a începe să scrieți un POS:

Ce cunoaște deja publicul dvs.? Este publicul dvs. familiarizat cu organizația și procedurile sale? Știu terminologia? Limba pe care o folosiți trebuie să se potrivească cu cunoștințele și contribuția cititorului.

Abilitățile lingvistice ale publicului. Este posibil să existe oameni care nu vorbește limba dvs. atunci când "citesc" POS? Dacă este cazul, este o idee bună să includeți imagini cu legende și diagrame.

Dimensiunea publicului. Dacă SOP de mulți oameni (în diferite roluri), se citește în același timp, trebuie să configurați documentul ca un dialog într-o piesă de teatru: 1 utilizator face ceva, atunci utilizator 2, și așa mai departe. În acest fel, fiecare utilizator poate vedea cum el sau ea este o rotiță într-o mașină bine funcționată.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 3

Gândește-te la cunoștințele tale. Ceea ce se întâmplă este: Sunteți persoana potrivită să scrieți asta? Înțelegeți despre ce este vorba? Cum ar putea merge prost? Cum ar trebui să fie în siguranță? Dacă nu este cazul, puteți transfera mai bine postul către altcineva. O scriere prost scrisă - sau, mai rău, scrisă incorect - nu numai că duce la scăderea productivității și a eșecului organizațional, dar poate fi, de asemenea, nesigură și are impact asupra tuturor lucrurilor de la echipa dumneavoastră la mediul înconjurător. Pe scurt, nu este un risc pe care doriți să-l purtați.

Dacă este un proiect pe care vă simțiți obligat să îl terminați, nu vă fie teamă să cereți ajutor de la cei care se ocupă de procedură în fiecare zi. Menținerea interviurilor este o parte comună a procesului de elaborare a POS.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 4

Alegeți între un SOP scurt sau lung. Dacă scrieți un POS sau să actualizeze un grup de oameni care sunt familiarizați cu protocolul, terminologia, etc., și la doar o scurtă și concis SOP, ca o listă de verificare, cum ar fi, puteți să-l păstrați scurt.

Pe lângă obiectivul general și alte informații relevante (data, autorul, numărul de identificare etc.), el conține numai o listă de pași. Dacă nu sunt necesare alte detalii sau clarificări, acest lucru este suficient.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 5

Țineți cont de obiectivul POS. Este clar că aveți de-a face cu o procedură care se repetă mereu în organizația dvs. Dar există un motiv specific că acest POS este atât de valoros? Trebuie accentuată siguranța? Măsuri de conformitate? Este folosit pentru antrenament sau zilnic? Iată câteva motive pentru care POS este necesar pentru succesul echipei:

Pentru a asigura respectarea standardelor de conformitate

Pentru a maximiza cerințele de producție

pentru a se asigura că procedura nu are efecte negative asupra mediului

Pentru a asigura siguranța

Pentru a vă asigura că totul funcționează conform programului

Pentru a preveni erorile de fabricare

A fi folosit ca document de instruire

Dacă știți ce ar trebui să sublinieze POS, este mai ușor să structurați documentul în jurul acelor puncte. De asemenea, este mai ușor să vezi cât de important este POS.

Partea 2
Scrieți POS

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 6

Descrieți materialul necesar. SOP-urile tehnice constau în general, pe lângă procedura în sine, de patru elemente:

Pagina de titlu. Aceasta include: 1) titlul procedurii, 2) o identificare a POS, 3) data emiterii sau modificării, 4) denumirea companiei, divizia sau departamentul la care coperțile SOP și 5) semnăturile dintre cei care au pregătit și aprobat POS. Puteți configura această pagină după cum doriți, atâta timp cât aceste informații sunt clare.
Cuprins. Acest lucru este necesar numai dacă POS-ul dvs. este lung, astfel încât să puteți căuta cu ușurință. O configurație standard simplă este ceea ce aveți nevoie aici.
Controlul calității și al calității. O procedură este greșită dacă nu poate fi verificată. Asigurați-vă că aveți la dispoziție materialul necesar și detaliile necesare, astfel încât cititorul să poată verifica dacă sa obținut rezultatul dorit. Aceasta poate fi sub forma altor documente, cum ar fi exemple de evaluare.
referință. Asigurați-vă că aveți o listă cu toate lucrările de referință menționate sau cotate. Dacă vă referiți la alte POS-uri, trebuie să vă asigurați că informațiile necesare sunt incluse în anexă.

Este posibil ca organizația dvs. să utilizeze protocoale diferite decât acestea. Dacă vă puteți referi la POS-uri deja existente, renunțați la această structură și respectați ceea ce este deja prezent.

Imaginea intitulată Scrie o procedură standard de operare Pasul 7

În procedura însăși, asigurați-vă că țineți cont de următoarele:

Acoperire și aplicabilitate. Descrieți, cu alte cuvinte, scopul procesului, limitele, dar și modul în care este folosit. Adăugați standarde, reglementări, roluri și responsabilități, precum și intrări și ieșiri.

Metodologie și proceduri. Aceasta este carnea de pe oase - rezuma toate etapele, inclusiv detaliile necesare si include tot echipamentul necesar. Includeți procedurile și factorii decizionali ulteriori. Identificați punctele "ce ... dacă" și eventualele încălcări sau considerente de siguranță.

Clarificarea terminologiei. Identificați abrevieri și fraze care nu intră în uz obișnuit.

Avertismente privind sănătatea și siguranța. Faceți o listă a acestora într-un capitol separat și puneți-le și lângă pașii la care se referă. Nu trivializați aceste probleme.

Echipamente și consumabile. Faceți o listă a ceea ce este necesar și ce standarde de echipament sau echipament puteți găsi când și unde.

Avertismente și probleme. Departamentul de probleme, deci. Vorbiți despre tot ce poate merge prost, ce trebuie urmărit și care ar putea fi o problemă pentru produsul final, perfect.

Oferiți fiecărui subiect un capitol propriu (de obicei numerotat) pentru a preveni ca POS să devină prea lingvistic și confuz și să vă asigurați că totul rămâne accesibil.

Aceasta nu este o listă exhaustivă - acesta este doar vârful aisbergului procedural. Organizația dvs. poate indica ce alte aspecte necesită atenție.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 8

Păstrați scrierile dvs. concise și ușor de citit. Este posibil ca audiența dvs. să nu le citească pentru distracție. Păstrați-l scurt și concis - în caz contrar vă veți pierde atenția sau veți găsi că documentul nu va veni și va fi greu de înțeles. Păstrați-vă frazele cât mai scurte posibil.

Iată una rău exempluAsigurați-vă că ați îndepărtat praful de pe prizele de aer înainte de a le folosi.

Iată una bun exemplu ": Înainte de utilizare, aspirați praful din prizele de aer.

Nu vorbi despre "voi" în general. Acest lucru este de la sine înțeles. Vorbiți într-un mod activ și începeți propozițiile cu imperativul.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 9

Interviu, dacă este necesar, angajații care se ocupă de procesul de desfășurare a lucrărilor. Ultimul lucru pe care îl doriți este să scrieți un POS care nu este corect. Puneți în pericol siguranța, eficacitatea și timpul echipei dvs. și nu țineți cont de procedurile deja folosite - ceva ce nu vă mulțumește colegilor dumneavoastră. Puneți întrebări dacă este necesar! Acest lucru trebuie făcut bine!

Dacă lucrurile nu sunt clare, rugați-i pe diferiți oameni să ia cu tine toate rolurile și responsabilitățile. Un membru al echipei poate să nu rămână la POS și altul poate fi implicat doar în unele acțiuni.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 10

Puneți bucăți mari de text în bucăți cu diagrame și diagrame de flux. Dacă aveți de-a face cu unul sau doi pași care sunt deosebit de dificili, puteți face cu ușurință cititorilor dvs. o diagramă sau o diagramă. Este mai ușor de citit și oferă minții o pauză de la toate eforturile de a înțelege totul. Și pentru dvs. pare mai completă și mai bine scrisă.

Nu le puneți doar pentru a vă înăbuși POS-ul sau pentru a face să pară mai impresionant - faceți-o numai dacă are sens sau dacă încercați să rupeți o barieră lingvistică.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 11

Asigurați-vă că codarea corectă apare pe fiecare pagină. SOP-ul tău este, fără îndoială, unul dintre multe POS-uri. Din acest motiv, organizația dvs., dacă este bună, păstrează un fel de bază de date în care totul este păstrat pe baza unui anumit sistem de indexare. SOP dvs. face parte din acea indexare și, prin urmare, necesită o formă de codificare care să fie găsită înapoi. De aceea trebuie să fie clar afirmată.

Fiecare pagină trebuie să aibă un titlu scurt sau un număr de identificare, o dată și un număr de pagină. Este posibil să aveți nevoie de note de subsol - care depind de politica organizației dvs. în această privință.

Partea 3
Asigurați-vă de succes și de precizie

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 12

Testați procedura. Dacă nu doriți să vă testați procedura, probabil că nu ați scris destul de bine. Întreabă pe cineva cu o "cunoaștere limitată" a procesului (sau pe cineva care este reprezentantul cititorului obișnuit) să utilizeze POS și să fie ghidat de acesta. Ce probleme întâmpină? Dacă există, trebuie să vă ocupați de ele și să efectuați ajustările necesare.

Puteți să vă testați SOP-ul de câteva persoane. Diferiți oameni se confruntă cu diferite lucruri, astfel încât veți obține multe răspunsuri (sperăm că sunt utile).
Asigurați-vă că procedura este testată de cineva care nu a făcut-o niciodată. Cineva cu cunoștințe personale va continua să se bazeze pe asta și nu pe primul loc pe munca dvs., ca rezultat al căruia trece obiectivul său.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 13

SOP-ul trebuie evaluat de către cei care efectuează efectiv procedura. În cele din urmă nu contează într-adevăr din ceea ce găsiți șefii POS. Implică pe cei de acolo real pentru a lucra cu. Așa că lăsați fructul stiloului tău, înainte să îl trimiți șefilor de mai sus, să arate mai întâi celor care urmează să facă lucrarea sau deja o fac. Găsiți ce ei ea?

Implicându-i și făcându-i parte din proces, ei vor accepta acest COP mai devreme. Și, fără îndoială, au câteva idei bune!

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 14

Controlați SOP-ul dvs. de către consilierii și departamentul de control al calității. Odată ce echipa este în regulă, o puteți transmite consultanților. S-ar putea să aibă mai puțin de spus despre lucrarea în sine, dar vă vor spune dacă proiectul este greșit sau dacă ați uitat ceva și vă vor spune cum faceți totul oficial și parte a sistemului.

Utilizați sistemele oficiale de rutare pentru a obține permisiunea pentru documente, astfel încât să vă asigurați că procesul de semnare este bine semnat. Acest lucru diferă de la organizație la organizație. Vreți doar să vă asigurați că toată lumea are cuvântul și că toate regulile au fost respectate.

Semnăturile trebuie să fie dedesubt. Majoritatea companiilor nu mai au probleme cu semnăturile electronice.

Imaginea intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 15

Începeți să utilizați SOP-ul de îndată ce acesta a fost aprobat. Poate că ar trebui mai întâi să organizați o instruire pentru angajații implicați, dar poate însemna și că hârtia dvs. este atârnată pe toaletă. Indiferent de situație, asigurați-vă că munca dvs. este utilizată! Ai făcut-o. Timp pentru o mică recunoaștere!

Asigurați-vă că POS-ul dvs. rămâne curent. Dacă nu mai este cazul, asigurați-vă imediat o actualizare, asigurați-vă că actualizările sunt aprobate și documentate și trimiteți din nou SOP. Siguranța, productivitatea și succesul echipei tale depind de aceasta.

sfaturi

Utilizați olandeză simplă pentru a explica pașii.
Nu uitați să implicați părțile interesate pe cât posibil, astfel încât procesul scris să fie același cu procesul actual.
Vedeți dacă există o versiune mai veche a POS. Poate vă puteți limita la câteva ajustări rapide. Asigurați-vă că și documentați-l bine!
Furnizați un istoric al documentelor pentru fiecare versiune nouă.
Utilizați diagramele și imaginile astfel încât cititorul să poată urmări bine procesul.
Fiți atenți la claritate. Asigurați-vă că multiple interpretări nu sunt posibile. Arătați procedura persoanei care nu este familiarizată cu aceasta și întrebați ce gândește: s-ar putea să vă confruntați cu surprize.
Verificați piesa înainte de ao aproba.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit