Scrieți o notă

Un memorandum - cel mai cunoscut sub numele de memo - este un document care este utilizat de obicei pentru comunicarea internă între colegi sau angajați ai unui departament. Acest wikiHow vă ghidează prin procesul de scriere a unei note de afaceri.

conținut

Pași
Partea 1pregătiți pentru a scrie o notă de afaceri
Partea 2setați opțiunile pentru limbă și formatare
Partea 3elaborarea notei de afaceri

pași

Partea 1
Pregătiți pentru a scrie o notă de afaceri

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 1

Întrebați-vă dacă memoria trebuie trimisă. Dacă aveți nevoie să informați mai mulți oameni din echipa dvs. despre o afacere importantă de afaceri, trimiterea unui memoriu este o idee excelentă. Puteți trimite chiar și o notă dacă comunicați cu o singură persoană, de exemplu, dacă doriți să aveți o corespondență în negru.

În unele cazuri, cu toate acestea, poate fi mai ușor să se consulte direct cu persoana în cauză.
Unele informații pot fi, de asemenea, prea sensibile pentru a pune în memorie.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 2

Determinați ce obiectiv este cu memoria. În funcție de scopul dvs. specific, conținutul și organizarea notei dvs. se vor schimba. Cele mai multe note sunt scrise din următoarele motive:

Ca o propunere a unei idei sau a unei soluții. De exemplu, dacă credeți că aveți o soluție cu privire la problemele de planificare a orelor suplimentare, puteți scrie aceste idei într-o notă și le puteți trimite supervizorilor.

Pentru a distribui sarcini. De exemplu, trimiterea unui memoriu poate fi o metodă eficientă de atribuire a responsabilităților pentru o conferință viitoare, pentru care departamentul dvs. găzduiește.

Ca raport. De asemenea, puteți să trimiteți o notă pentru a vă actualiza colegii despre un eveniment care a avut loc recent, pentru a oferi o actualizare a unui proiect, un raport de progres sau un raport al rezultatelor unui studiu.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 3

Limitați subiectul. Poate că lucrați la o mulțime de proiecte în același timp și sunteți înclinat să trimiteți un memoriu pentru a vă păstra la curent colegii, superiorii sau clienții cu tot ceea ce faceți în prezent. Țineți minte, totuși, că notele corporative ar trebui să se concentreze pe o problemă.

Ele trebuie să fie concise, clare și ușor de citit de oamenii ocupați. Deci, este important ca informațiile importante să nu fie trecute cu vederea. Prin păstrarea mesajului concentrat, mesajul dvs. va fi bine primit și înțeles.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 4

Gândiți-vă la audiența dvs. Conținutul, stilul și tonul notei dvs. vor depinde de grupul țintă vizat, deci gândiți-vă cu atenție la toți cei care primesc memoria dvs.

De exemplu, veți scrie un alt tip de notă dacă doriți să îi informați pe colegi despre planurile pentru o petrecere de surpriză pentru persoanele din birou cu zile de naștere de vară, în comparație cu cele pentru supraveghetorul dvs. cu privire la rezultatele cercetărilor dvs. de lungă durată.

Partea 2
Setați opțiunile pentru limbă și formatare

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 5

Evitați limba prea informală. În general, limba dvs. ar trebui să fie simplă și simplă, dar nu prea activă. Nu utilizați un ton de conversație prea familiar în memorie.

De exemplu, evitați să scrieți lucruri, "Hei baieti! TGIF sau nu? Nu contează, am vrut doar să discut o afacere importantă de afaceri."
În schimb, este mai bine să ajungeți direct la acest punct: "Acesta este raportul de progres pentru proiectul Z".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 6

Evitați utilizarea limbajului emoțional. De asemenea, este bine să păstrați un ton neutru și să evitați limbajul încărcat emoțional. Faceți tot posibilul pentru a vă referi la fapte și probe pentru a vă susține afirmațiile.

Nu veniți cu pretenții ca, "Cred că toți ar fi mult mai fericiți dacă ne-ar fi permis să purtăm vineri îmbrăcăminte casuală."

Este mai bine să se efectueze cercetări în studiile despre un posibil moral mai înalt în birou atunci când angajații au mai multă autonomie în alegerea îmbrăcămintei și să le menționeze în memo.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 7

Utilizați instrucțiunile. Când vă referiți la dovezi sau vă referiți la o sursă, asigurați-vă că folosiți limba astfel încât cititorul să știe ce faceți.

De exemplu, încercați următoarele: "Conform concluziilor noastre, ..." sau "Cercetarea efectuată de EPA arată că ...".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 8

Alegeți un stil adecvat și dimensiunea fontului. Memo dvs. ar trebui să fie ușor de citit, deci este mai bine să evitați cele mai mici fonturi - 11 sau 12 puncte este standard.

Alegeți un font simplu, cum ar fi Times New Roman. Nu este momentul să începeți să jucați cu fonturi "drăguțe", cum ar fi Comic Sans (glumele vor fi făcute dacă alegeți!).

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 9

Utilizați margini standard pentru memo. Marginile de 1 inch sunt comune pentru memoriile corporative, deși unele programe de procesare text au șabloane de memorii de credit formatate pre-format, cu margini ușor mai mari (de exemplu, 1,25 inch).

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 10

Utilizați spațiul unic pentru documentul dvs. Întreprinderile nu sunt create, de obicei, cu o linie dublă. 2. Pentru a păstra numărul scăzut de pagini, este mai bine să utilizați spațierea unică, însă să lăsați linii goale între paragrafe sau paragrafe individuale.

De obicei, nu este nevoie să indicați paragrafe.

Partea 3
Elaborarea notei de afaceri

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 11

Etichetați-vă nota. Există multe tipuri diferite de corespondență de afaceri. Procedura standard pentru o notă este de a da documentului un titlu ca atare.

De exemplu: introduceți "Memo" sau "Memorandum" în partea de sus a paginii.
Depinde de dvs. dacă doriți să completați sau doriți să centrați titlul din stânga. O regulă bună este să utilizați notele companiei pe care le-ați primit ca exemplu și să copiați aspectul.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 12

Scrieți titlul notei. Prima parte a notei dvs. ar trebui să conțină patru informații importante. În etapele ulterioare veți găsi informații mai detaliate despre fiecare parte.

ON: numele și titlurile tuturor celor care primesc nota ta.

OFF: indicați numele și titlul complet.

dаta: menționați data completă și corectă - nu uitați să menționați anul.

SUBIECT: dați o descriere scurtă, dar specifică despre ce este vorba despre memo.

Știți că este de asemenea obișnuit să indicați subiectul cu "în ceea ce privește:" (o abreviere cu privire la) sau "Subiect:".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 13

Configurați cu atenție lista dvs. de destinatari. Asigurați-vă că includeți pe toți cei care trebuie să fie informați. Limitați distribuția notei dvs. celor care au nevoie să o cunoască.

Este o practică de afaceri proastă de a trimite memo-ul dvs. tuturor celor din cadrul companiei, dacă aceasta se aplică sau afectează doar câțiva oameni.

Oamenii devin repede copleșiți de un număr mare de note și pot să le ignore sau să nu le citească cu atenție.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 14

Utilizați numele și titlurile corecte pentru persoanele din lista dvs. de destinatari. Chiar dacă îndrumați șeful dvs., este mai bine să păstrați corespondența scrisă mai formală. De exemplu, s-ar putea să o sunați "Susan" când te întâlnești în sală, dar în memoria ta, vorbești cu ea "Doamna Willems" sau "Dr. Willems".

Țineți cont de acest lucru atunci când introduceți informațiile pentru toți cei din lista destinatarilor: includeți numele complete și titlurile de afaceri ale celor implicați.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 15

Verificați ce titluri corecte sunt de la persoanele cărora le trimiteți o notă externă. Dacă trimiteți o notă unei persoane din afara biroului dvs., este important să găsiți titlul corect. Aveți timp să examinați profilul dvs. - este posibil ca informațiile personale să fie indicate pe site-ul companiei.

Au un doctorat de exemplu? În acest caz, este în general o idee bună să se facă referire la acestea ca la Dr. ir.

Care este titlul lor? Sunt ei, de exemplu, un vicepreședinte sau un decan? Dacă da, trebuie să le adresați ca atare în memo.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 16

Scrieți cu atenție linia subiectului. Intenția este ca linia subiectului să fie scurtă, dar și clară și nu prea generală.

De exemplu: "Client nou" este destul de vagă și dacă cineva se uită la propriile fișiere cu câteva săptămâni sau zile în urmă, atunci le va fi greu să găsească nota ta.

Ar fi ceva mai bun, "Raport de progres privind cercetarea privind extinderea bazei de clienți".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 17

Săriți salutul dacă este necesar. Depinde de dvs. dacă vreți să începeți un memoriu cu un salut, cum ar fi "Dragă Winters" sau "Dragi colegi". Rețineți însă că aceste saluturi nu sunt așteptate într-o notă de afaceri.

Aceasta este o modalitate rapidă și eficientă de a transfera informații importante și ar trebui să fie clar pentru publicul dvs. cine face și nu primește nota.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 18

Configurați prima secțiune introductivă a notei. Descrieți clar scopul dvs. pentru scrierea și trimiterea notei.

De exemplu, "Eu scriu asta pentru că ...". Introducerea ar trebui să ofere o scurtă trecere în revistă a ceea ce se pot aștepta destinatarii memoriei.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 19

Asigurați-vă că introducerea rămâne scurtă. Nu este nevoie să puneți toate detaliile și / sau dovada în primul paragraf al notei.

Păstrați-l concis - câteva fraze sau un scurt paragraf sunt suficiente.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 20

Decide cu privire la organizarea nucleului memoriei dumneavoastră. După introducere, o notă de afaceri conține de obicei două până la patru paragrafe suplimentare înainte de închidere. Conținutul și organizația vor varia, în funcție de subiect.

De exemplu, puteți alege să organizați informațiile în nucleu în funcție de importanța textului sau, dacă explicați o procedură, împărțiți părțile esențiale ale notei în bucăți, pentru a corespunde diferitelor etape ale procesului.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 21

Decideți dacă doriți să includeți subdiviziuni și titluri. Notă de afaceri trebuie să aibă paragrafe clare. Este o practică obișnuită ca notele corporative să fie împărțite în secțiuni clare, astfel încât destinatarii să poată citi și înregistra ușor informațiile. Îi poți ajuta să înțelegi cele mai importante puncte din memo-ul tău făcând titluri pe paragraf.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 22

Scrieți subtitrări specifice. Asigurați-vă că atenția fiecărui paragraf este clară pentru publicul dvs.

De exemplu, ați putea include toate paragrafele următoare atunci când scrieți despre o mișcare de birou viitoare: "Locație nouă pentru sediul central," "Instrucțiuni importante pentru ambalarea biroului"și "Cronologie pentru finalizarea mișcării de birou."

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 23

Includeți fraze subiect în fiecare dintre paragrafele din miezul notei. Prima teză a fiecărui alineat sau paragraf trebuie să facă cunoscut publicului care va fi punctul principal al paragrafului respectiv.

Paragrafele sau paragrafele individuale ale notei dvs. ar trebui să se concentreze asupra unei singure idei.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 24

Luați în considerare utilizarea gloanțelor. Este posibil să fie util să utilizați puncte sau liste pentru a evidenția punctele importante. Acest lucru poate ajuta cititorii să se concentreze pe cele mai importante puncte și să citească memo-ul mai rapid și mai eficient.

Imaginea intitulată Scrie o notă de afaceri Pasul 25

Păstrați-l concis. O notă de afaceri tipică nu poate fi mai mare de una până la două pagini.

Această limită implicită pentru pagină se aplică unui document cu spațiere normală de caractere și linii goale între paragrafe.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 26

Decideți dacă aveți nevoie de un paragraf sumar. În general, nu este necesar să rezumați ceea ce tocmai ați scris în memo, mai ales dacă ați reușit să o păstrați în cadrul unei pagini.

Cu toate acestea, dacă informațiile pe care le-ați prezentat au fost complicate sau dacă ați trimis o notă mai lungă decât în mod obișnuit, poate fi util să rezumați pe scurt cele mai importante puncte.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 27

Adăugați un paragraf sau un paragraf închis. Chiar dacă credeți că nu este necesar să rezumați memoria, va trebui totuși să închideți textul. Gândiți-vă la următoarele:

Care este scopul memoriei? Doriți ca destinatarii să facă ceva? Trebuie să reacționeze într-o anumită zi? Dacă da, spuneți acest lucru în mod clar.

Dacă nu este necesară nicio acțiune suplimentară, scrieți o simplă propoziție finală, cum ar fi "Aș dori să discut mai departe" sau "Anunță-mă dacă ai întrebări sau comentarii".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 28

Semnează nota dacă e cazul. În general, nu este necesar să adăugați numele sau semnătura completă la sfârșitul notei. Cu toate acestea, rețineți că puteți urmări cel mai bine exemplul colegilor.

Dacă este comun să semnați formal (de exemplu, "cu bunătate, doamnă Smit"), faceți asta singuri.

Chiar dacă ignorați semnătura, puteți încă să puneți inițialele la sfârșitul documentului.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 29

Faceți o notă despre orice atașament. Dacă anexați atașamentele la memo, cum ar fi tabele, grafice sau rapoarte, menționați acest lucru la sfârșitul notei. De exemplu, "Anexa: tabelul 1".

De asemenea, trebuie să vă referiți la atașamentele din textul principal al memoriei.

De exemplu, dacă informați angajații despre o mișcare viitoare de birou, puteți scrie ceva de genul: "Intenția este că suntem gata să ne mișcăm la sfârșitul acestui trimestru. Consultați tabelul atașat 1 pentru un calendar mai detaliat."

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 30

Revedeți cu atenție nota. Înainte de a trimite memo-ul, trebuie să corectați cu atenție textul. Verificați dacă frazele dvs. sunt gramatical corecte, că nu există erori în ortografie sau punctuație și că conținutul este clar.

Nu vă gândiți să o trimiteți după prima copiere, dacă nu este urgentă. Dacă examinați memoria după o oră sau două, este posibil să observați erori pe care le-ați ignorat inițial.

În cazul în care memoria conține informații delicate, consultați politica companiei pentru a vedea cine poate trece prin memo pentru dvs. și acordă aprobarea finală cu privire la conținut.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit