Scrierea unei scrisori de afaceri clienților

Dacă aveți o afacere, probabil că trebuie să scrieți scrisori clienților dvs. S-ar putea să trebuiască să le informați cu privire la evenimente noi sau oferte speciale sau poate fi necesar să răspundeți în numele companiei dvs. unui client care are o plângere. Oricare ar fi motivul pentru scrisoarea dvs., folosiți întotdeauna un ton profesionist.

conținut

Pași
Partea 1pregătirea unei scrisori de afaceri
Partea 2scriind scrisoarea de afaceri
Sfaturi

pași

Partea 1
Pregătirea unei scrisori de afaceri

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 1

Utilizați un antet profesional. O scrisoare de afaceri reprezintă compania dvs. Deci, trebuie să arate distinctiv și să fie de înaltă calitate. Sigla companiei sau marca trebuie să fie, de asemenea, pe ea.

Puteți crea o antet cu layout-uri în Microsoft Word. Asigurați-vă că utilizați sigla sau marca existentă în antet.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 2

Deschideți un program de procesare de text. Trebuie să creați întotdeauna o scrisoare de afaceri pe un computer.

Creați un document nou și setați marginile documentului la 2,5 cm.

Utilizați un font tipărit, cum ar fi Times New Roman, Georgia sau Ariel. Asigurați-vă că utilizați o dimensiune a fontului care nu este mai mare de 12, dar nu mai mică de 10. Scrisoarea nu ar trebui să fie dificil de citit din cauza unui font sau a unei dimensiuni greșite.

Asigurați-vă că utilizați un spațiu unic.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 3

Utilizați forma blocului. Forma blocului este cel mai obișnuit format pentru literele de afaceri. Este, de asemenea, cel mai ușor de utilizat. Fiecare antet trebuie să fie față de marginea din stânga și va exista un spațiu după fiecare antet. Începând de sus în jos, scrisoarea dvs. de afaceri ar trebui să aibă următoarele titluri:

Data curentă sau data la care trimiteți scrisoarea. Data este importantă deoarece poate fi utilizată pentru administrarea dvs. și cea a destinatarului. Acesta poate fi, de asemenea, utilizat în mod legal. Asigurați-vă că data este corectă.

Adresa expeditorului. Aceasta este adresa dvs., formatată într-un format de adresă standard. Dacă adresa dvs. se află deja în antet, puteți sări peste acest pas.

Adresa destinatarului. Aceasta constă în numele și adresa persoanei cărora le-ați scris scrisoarea. Utilizarea domnului / doamnei este opțională. Deci, dacă scrieți la Nina de Vries, de exemplu, puteți omite partea doamnei.

Salutări. Aceasta poate fi "Dragă doamnă de Vries" sau "Dragă Nina de Vries". Dacă nu sunteți sigur cine va citi scrisoarea, utilizați "Stimate doamnă sau doamnă". Puteți utiliza, de asemenea, "L.S.", dar numai ca o ultimă soluție pentru că nu aveți idee cine vă va citi scrisoarea.

Mijlocul scrisorii. Ne vom concentra mai mult pe acest lucru în acest articol.

Concluzia scrisorii, cu semnătura. Acestea pot fi "Cu respect" sau "Cu respect".

Partea 2
Scriind scrisoarea de afaceri

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 4

Determinați cine este publicul dvs. țintă. Tonul scrisorii trebuie să fie întotdeauna profesionist, indiferent de grupul dvs. țintă. Dar poate fi necesar să vă ajustați limba sau alegerea cuvântului în funcție de destinatar. Dacă scrieți la departamentul de personal al unei alte companii, trebuie să fiți mai formali în limba dvs. Dar dacă scrieți la un anumit client, puteți aplica un limbaj mai informal sau mai casual.

Determinarea grupului dvs. țintă înseamnă, de asemenea, că puteți fi clar pentru publicul țintă. Evitați utilizarea terminologiei pe care cititorul dvs. nu o înțelege. De exemplu, un client probabil nu cunoaște abrevierile utilizate pentru programul dvs. de călătorie în spațiu, astfel încât să nu îl utilizați în scrisoare.
Regula de aur pentru a scrie o scrisoare de afaceri bună trebuie să fie clară, concisă și politicoasă.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 5

Indicați scopul scrisorii din prima teză. Luați în considerare care este scopul scrisorii. Este să vă informați clienții despre noua dvs. locație? Este pentru a reaminti unui client o factură neplătită sau sold restant? Sau pentru a răspunde reclamației unui client? Având în vedere acest obiectiv, trebuie să creați un concept pentru prima teză care să permită cititorului dvs. să știe imediat ce este scrisoarea. Nu fiți vagi cu privire la scopul scrisorii dvs. Fii direct.

Începeți cu "I" dacă vreți să vă dați părerea dvs. ca proprietar de afaceri. Utilizați "Noi" când scrieți în numele unei companii sau organizații.

Concentrați-vă pe o declarație directă, cum ar fi: "Cu această scrisoare vrem să vă informăm" sau "Cu această scrisoare dorim să vă solicităm". De asemenea, puteți utiliza o declarație "I" dacă scrieți scrisoarea ca proprietar al unei companii. Cum ar fi: "Vă voi contacta din cauza" sau "Am auzit recent că ... și ar dori să afle mai multe despre ..."

De exemplu, dacă scrieți (ca proprietar al unei companii) o scrisoare către Nina de Vries despre o factură neplătită din luna trecută, puteți începe cu: "Vă voi contacta prin această scrisoare din cauza unui sold restant din martie 2015 în contul dvs.".

Sau, dacă, în calitate de angajat al unei companii, răspundeți la plângerea unui client despre programul de călătorie în spațiu al companiei, puteți începe să scrieți: "Am primit reclamația dvs. despre programul nostru spațial pe Marte".

Poate veți scrie scrisoarea pentru a permite unui client să știe că au câștigat un concurs sau un loc la un antrenament. Începeți cu o propoziție precum: "Mă bucur să vă informez ..." sau "Am dori să vă informăm că ..."

Dacă trebuie să aduceți vesti proaste, începeți cu o propoziție precum: "Ne pare rău să vă informăm că ..." sau "După o analiză atentă, am decis să nu ..."

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 6

Utilizați formularul activ în loc de forma pasivă. În general, în folosirea limbajului, aplicăm adesea forma pasivă. Dar forma pasivă face ceea ce scrie plictisitor și confuz. Forma activă este mult mai eficientă într-o scrisoare de afaceri, deoarece stabilește un ton mai asertiv.

Un exemplu de formă pasivă este, de exemplu: "Ce plângeri specifice pot rezolva pentru dvs.?" Subiectul sentinței, clientul ("tu") este la sfârșitul propoziției, în loc de la începutul propoziției. .

Un exemplu al formularului activ este, de exemplu: "Ce pot face pentru a vă rezolva plângerile?" Această versiune a propoziției, în forma sa activă, este mult mai clară și mai ușor de citit de către cititor.

Utilizarea formei pasive poate fi o modalitate bună de a vă transmite mesajul fără a acorda atenție unei greșeli sau unui punct îndoielnic. Dar folosește doar asta. În general, formularul activ este mult mai eficient în scrisorile de afaceri.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 7

Indicați un eveniment anterior sau o conversație anterioară cu cititorul, dacă este cazul. Poate că ați contactat-o pe Nina de Vries la începutul acestei luni cu un avertisment despre factura ei neplătită. Sau poate un client, luna trecută, și-a exprimat frustrarea față de programul spațial la o conferință. Dacă ați avut deja contact cu cititorul, recunoașteți acest lucru. Amintește cititorului contactul anterior și face scrisoarea de afaceri mai urgentă și mai importantă.

Utilizați o propoziție, cum ar fi: "În continuarea scrisorii mele despre factura dvs. neplătită" sau "Vă mulțumim pentru plata dvs. în martie". Sau "A fost foarte util să afli despre poziția ta în legătură cu programul spațial în timpul conferinței din mai."

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 8

Faceți o cerere sau oferiți ajutor. Puneți un ton pozitiv cititorului, făcând o cerere politicoasă sau oferindu-i ajutor sub forma unei relații de cooperare.

Spuneți-le că sunteți proprietarul unei afaceri care solicită unui client să plătească o factură. Utilizați o teză precum: "Apreciez dacă plătiți factura dvs. neplătită cât mai curând posibil".

Spuneți că scrieți în numele companiei dvs. Utilizați o propoziție, cum ar fi: "Am dori să faceți o întâlnire pentru o întâlnire personală între dvs. și Șeful nostru de Resurse Umane".

De asemenea, puteți oferi răspunsuri la orice întrebări sau preocupări ale cititorilor dvs. Utilizați o propoziție, cum ar fi: "Aș fi bucuros să răspund la orice întrebări sau îngrijorări pe care le-ați putea avea cu privire la contul dvs." Sau "Vreți să vă oferim mai multe detalii despre program?"

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 9

Închideți litera. Adăugați un apel pentru acțiune, pentru dvs. și pentru cititor. Aceasta poate fi o cerere de plată înainte de o anumită dată sau o notă despre efectuarea unei întâlniri oficiale cu cititorul.

Adăugați o propoziție în care adresați destinatarului în viitor. "Aștept cu nerăbdare să vă văd săptămâna viitoare la ședința de buget." Sau "Aștept cu nerăbdare să discutăm mai departe cu dvs. în timpul vizitei noastre la sediul central".

Acordați atenție tuturor documentelor pe care doriți să le adăugați la scrisoarea dvs. Adăugați o teză precum "În atașamente veți găsi factura restante" sau "Adăugat veți găsi o copie a programului nostru spațial".

Terminați litera cu o propoziție închisă. Utilizați "Cu stimă" pentru clienți sau clienți.

Folosiți-vă "cu sinceritate" în scrisori oficiale persoanelor pe care nu le cunoașteți.

Utilizați numai "Cu respect" sau "Cu stimă" dacă scrieți la cineva cu care cunoașteți bine sau cu care lucrați.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri clienților Pasul 10

Citiți din nou litera. Toate aspectul exact și cuvintele tale au fost de nimic dacă scrisoarea este plină de greșeli de ortografie!

Acordați atenție oricărei utilizări a formei pasive și încercați să ajustați propoziția la formularul activ.

Rețineți orice propoziții lungi, neclare și complicate. Într-o scrisoare de afaceri mai puțin este, de obicei mai mult, atât de scurt durata de propoziții dvs., dacă este posibil.