Deveniți un recepționer

Asigurați-vă că aveți cunoștințe tehnice. Cea mai importantă tehnologie pe care un recepționer trebuie să o facă este telefonul - și toate acele butoane și linii care au de a face cu el. Competențele de calculator sunt, de asemenea, indispensabile - majoritatea recepționerilor trebuie să știe cum să trimită e-mail-uri și trebuie să poată gestiona un procesor de text. De asemenea, este util dacă știți cum să creați foi de calcul și să folosiți programe specifice companiei în care lucrați.

Fii sigur. Se presupune că recepționerul este întotdeauna în spatele biroului său - compania primește un nume rău dacă nimeni nu răspunde la telefon sau dacă timpul de așteptare este foarte lung. Asigurați-vă sunt de încredere prioritatea dumneavoastră - în cazul în care șeful tău știe că se poate baza pe tine și că ești mereu acolo pentru a vă ajuta să te faci indispensabil.

Fii un bun ascultător. O parte importantă a recepționerului este ascultarea altor persoane - la telefon, atunci când un client pune o întrebare la birou sau când informațiile vă sunt transmise. Dacă poți să asculți bine, poți să lucrezi mai eficient - vei reuși să rezolvi mai ușor problemele dacă înțelegi imediat ce te întreabă cineva și poți să îi referi mai bine clienților departamentului unde pot fi ajutați.

Faceți note de tot. Dacă șeful dvs. vă cere să faceți ceva, faceți note ale detaliilor. Dacă un client solicită, asigurați-vă că îi scrieți informațiile (numele, detaliile de contact, ce dorește etc.). Notele vă ajută să rămâneți organizați și să vă amintiți de toate lucrurile mici care se întâmplă într-o zi. Notați notele într-un notebook sau într-un notebook și păstrați-le întotdeauna cu dvs. Veți fi surprins de cât de util este, mai ales dacă doriți să știți ce a vrut să plece acea persoană care a sunat acum cinci ore.

Răspundeți telefonului politicos cu un salut standard, cum ar fi "Bună dimineața, vorbești cu ____ (numele tău), de la ____ (numele companiei), cu care pot fi de serviciu?". Asigurați-vă că telefonul este preluat după unul sau două semnale. Nu este bine să puneți oamenii în așteptare mai mult de un minut (ceea ce este mai mult decât ați putea crede).

Ambalatori gatați cu același profesionalism și amabilitate ca orice alt vizitator. Este posibil să trebuiască să semnați o livrare. Asigurați-vă că semnătura dvs. este lizibilă. Persoana de livrare poate avea nevoie de instrucțiuni despre locul de plasare a ambalajului. Asigurați-vă că contactați angajații potriviți pentru astfel de probleme.

Primiți clienți care vin în companie în mod eficient și politicos. După ce vizitatorul a spus cine este și pe care îl caută, intri în contact cu acea persoană și spuneți cine este acolo. O propoziție standard pe care o puteți utiliza pentru aceasta este: "Domnul Smit, doamna Jansen de la XYZ, de ex. este aici pentru numirea a 2 ore". Întotdeauna încercați să dați numele și prenumele și compania care o reprezintă. Este util să întrebați dacă are o programare. Dl. Smit va da apoi instrucțiuni suplimentare în care puteți aștepta clientul și cât timp va dura. Puteți spune apoi vizitatorului: "Dl. Smit vine așa". sau: "Dl. Smit spune că încheie o întâlnire și va ajunge în 5 minute. Stați puțin pentru o clipă".

Salută-ți un salut. Este întotdeauna important să salutăm clienții într-un mod prietenos. Chiar dacă trebuie să terminați ceva înainte de a putea ajuta clientul, este important să-l întâmpinați astfel încât ei să știe că au fost văzuți și că ei vor fi ajutați în acest fel.

Fii politicos. Fii respectuos. Tratează-i pe toți ca și cum ar fi cea mai importantă persoană care a intrat astăzi în birou. Asta e treaba ta - nimănui nu-i pasă că ai fost blocat în trafic de ore în această dimineață sau că tocmai ai aruncat cafeaua peste pantofii tăi din piele. Lăsați grijile personale acasă. Asigurați-vă că clientul se simte confortabil și îi place să vorbească cu dvs.

Rochie-te reprezentant. Reprezintă o companie, așa că trebuie să te uiți bine. Investește în îmbrăcăminte care se potrivește culturii companiei. Dacă sunteți un recepționer pentru un anumit tip de afacere (de exemplu o marcă de îmbrăcăminte), este bine să purtați haine de la acea marcă. Tind spre partea conservatoare, dacă nu lucrați undeva unde modă sau alți factori sunt importanți.