Trimiteți un e-mail unui serviciu pentru clienți

Unii oameni consideră că este dificil să trimiteți un e-mail serviciului de relații cu clienții. Cum pregătiți o astfel de scrisoare sub forma unui e-mail, când în trecut au fost într-adevăr puse pe hârtie? Ce formulare sau protocoale se aplică atunci când solicitați o întrebare privind serviciul clienți? Deși acest lucru diferă în funcție de industrie, regiune și cultură, există câteva linii directoare generale care vă asigură că e-mailul dvs. va fi primit în mod corespunzător de către serviciul clienți.

pași

2

Găsiți pagina "Serviciul Clienți". Dacă nu vedeți un link în partea de jos a site-ului, uneori puteți găsi și pagina introducând cuvântul în fereastra de căutare. De obicei, vedeți un câmp cu pictograma unei lupă în colțul din dreapta sus al paginii de pornire. Tastați termeni, cum ar fi "client service" sau "contact" și apoi apăsați pe Enter.

3

Utilizați fereastra de căutare. Căutați subiectul în care doriți să adresați o întrebare, în aceeași fereastră pe care ați folosit pentru a găsi adresa de e-mail a serviciului pentru clienți. Dacă căutați subiectul sau întrebarea în acest fel, puteți găsi răspunsul fără a trebui să trimiteți un e-mail.

4

Vedeți politica companiei. Dacă nu găsiți răspunsul la întrebarea dvs. prin fereastra de căutare sau prin întrebări frecvente, puteți căuta în continuare pe pagină "Despre noi", sau cu politica de returnare. Derulați înapoi în partea de jos a site-ului și vedeți care link-uri există. Căutați un link care poate conține răspunsul la întrebarea dvs.: despre noi, despre comenzi și livrare, returnări, garanție și reparații și așa mai departe.

2

Scrieți un subiect clar. Asigurați-vă că subiectul mesajului e-mail este clar și semnificativ. Doriți ca reprezentantul serviciului de relații cu clienții să vă vadă mai întâi mesajul dvs. de poștă electronică, pentru a obține un răspuns mai rapid. Păstrați subiectul scurt, asigurați-vă că rezumă succint e-mailul dvs. și că angajatul se simte forțat să deschidă rapid e-mail-ul.

3

Începeți cu un salut. Odată ce ați făcut un subiect bun, următorul pas este să salutați angajatul la serviciul de relații cu clienții. Nu începeți cu problema dvs. imediat. Îți salut pe cineva la telefon mai întâi? Poate fi ceva la fel de simplu ca "Cel mai bun serviciu clienți".

4

Continuați cu metodele de scriere standard. Asigurați-vă că obțineți respectul angajatului folosind metode de scriere standard. Nu introduceți totul cu majuscule și nu utilizați fonturi foarte mari sau groase. Utilizați punctuație normală, ortografie și capitalizare. Apoi mesajul dvs. de poștă electronică va fi luat în serios.

5

Scrieți într-un ton politicos. Scrieți politicos, chiar dacă depuneți o plângere sau doriți să vă exprimați frustrarea. Apoi, veți fi evaluați mai mult ca un client și, probabil, veți fi, de asemenea, tratați mai curtenitor.

6

Spune cine esti. Imaginați-vă după salut. Notați-vă numele și explicați ce tip de client sunteți și dacă ați comandat ceva pentru prima dată sau sunteți un client repetat. În ambele cazuri, angajatul preferă să vă păstreze ca client. Menționați, de asemenea, locația dvs. geografică dacă este relevantă.

7

Fii specific. Utilizați limbajul specific în e-mail. Evitați termenii generali, cum ar fi "produsul meu". Descrieți în detaliu în ce fel de produs sau serviciu este și de ce trimiteți un e-mail despre el. Descrieți toate evenimentele relevante, astfel încât angajatul să știe exact ce este problema. Dacă puneți aceste informații direct în primul e-mail, veți evita schimbul de mesaje lungi.

8

Puneți întrebările în mod clar. Fii clar în e-mail. Nu te întorci. Dacă ați salutat angajatul și v-ați prezentat, începeți o nouă secțiune care vă spune ce se întâmplă în aceeași limbă specifică ca cea menționată în pasul anterior.

9

Scrieți paragrafe scurte. Asigurați-vă că paragrafele dvs. sunt scurte. Un paragraf de una, două sau maxim trei fraze citește mai ușor. Angajatul poate scana mai rapid e-mail-ul pentru a vedea dacă are prioritate și dacă ați scris un bloc mare de text, mesajul dvs. poate fi plasat în partea de jos a stivei deoarece nu înțelege imediat ce vreți să spuneți.

10

Finalizați cu o simplă semnătură. Sfârșitul e-mailului cu o propoziție finală în care rezumați cererea sau complimentul, urmată de un salut. Puteți încheia "Cu plăcere", dar puteți, de asemenea, să vă puneți imediat numele sau semnătura prin e-mail. De asemenea, puteți arăta că doriți un răspuns rapid spunând: "În așteptarea răspunsului dvs.", sau ceva de acest purport.

11

Nu trimiteți atașamente. Nu trimiteți atașamente cu un prim mesaj. Multe site-uri web au filtre de spam care trimit e-mailuri prin e-mail cu atașamente, astfel încât mesajul dvs. să se termine în coșul de gunoi înainte de a fi citit.

12

Citiți din nou mesajul înainte să îl trimiteți. Când e-mailul este gata, nu fi prea entuziasmat de asta "trimite". Mai întâi trebuie să citiți din nou mesajul de poștă electronică, astfel încât să vă asigurați că nu există erori de eroare sau de scriere care să afecteze mesajul dvs. Chiar dacă ați scris mesajul e-mail pe telefonul smartphone, acesta este automat "trimis de pe iPhone" nici o scuză pentru a fi permis să facă greșeli de ortografie sau greșeli gramaticale.

13

Trimiteți un memento. Dacă după câteva zile nu ați primit un răspuns la mesajul dvs. de poștă electronică, este posibil ca mesajul dvs. să fi ajuns în caseta de spam sau să apară în partea de jos a stivei. Scrieți un e-mail în care menționați e-mailul anterior și întrebați dacă acesta a fost bine primit.

2

Arătați că sunteți inteligenți. Nu fiți pretențioși, dar arătați că sunteți inteligenți prin expunerea unui vocabular extins. Dacă ați analizat site-ul companiei și ați aflat despre politicile sale, puteți să arătați că ați citit totul corect, dar încă nu ați găsit un răspuns la întrebarea dvs.

3

Nu glumesc. În acest fel, remarcile și glumele au propriul lor loc și nu este într-un e-mail care ar trebui luat în serios, cel puțin nu în prima corespondență. Acest tip de limbă poate fi experimentat ca neadecvat și asta este ceea ce vrei să eviți dacă ai de-a face cu o companie.

4

Nu vă exprimați agresiv. Deși este posibil să fii frustrat de modul în care a fost tratat un produs sau un serviciu, nu poți obține nimic prin a pune acest lucru într-un e-mail furios. Dacă discutați problema cu respect și cu amabilitate, veți obține ceea ce doriți înainte.

5

Denumiți loialitatea și recunoștința. Dacă scrieți în e-mailul dvs. cât de loiali ați fost întotdeauna la companie, angajatul va aprecia mesajul dvs. mai devreme și va reacționa mai repede.