Faceți minute

Felicitări, tocmai ați fost ales sau numit secretar al consiliului de administrație! Știți cum să luați minutele în timpul unei întâlniri și cum să lucrați și să prezentați minutele pe care le-ați făcut? Următorul pas cu pas modul de a face procesul-verbal al ambelor reuniuni informale, cât mai multe întâlniri oficiale, care îi puteți vedea, de asemenea, manualul utilizat pe scară largă în Statele Unite pentru întâlniri și conferințe Regulile de ordine ale lui Robert

pași

2

Pregătiți un model în prealabil. Minutele de întâlnire conțin adesea aceleași informații. Deci, creați un model cu un format standard în care să includeți întotdeauna componente recurente. În orice caz, rezervați spațiu pentru următoarele informații:

3

Asigurați-vă că aveți un notebook sau un laptop cu dvs. Indiferent ce luați cu dvs., asigurați-vă că este ceva cu care puteți lucra confortabil. Dacă aveți de gând să ia câteva minute mai des, cumpărați un notepad special sau creați un folder pentru el pe computer.

2

Completați cât mai multe părți ale modelului posibil. În timp ce așteaptă începerea reuniunii, puteți scrie deja în jos numele organizației, data și locul întâlnirii și tipul de ședință (de exemplu, reuniunea săptămânală de bord al unui comitet special, etc.). Rețineți timpul de deschidere în momentul în care începe reuniunea.

3

Notați rezultatul primei propuneri. O întâlnire oficială începe, de obicei, cu o propunere (în mod oficial: o moțiune) de aprobare a ordinii de zi, așa că o vom folosi ca exemplu aici. Dacă întâlnirea începe cu o altă propunere, rețineți aceleași informații relevante:

5

Ascultați cu atenție toate rapoartele și rapoartele și solicitați o copie. Înregistrarea de fiecare dată când cineva un raport, buletin sau ceva de genul care citește cu voce tare numele persoanei (sau numele subcomitetului care a elaborat prima versiune). Dacă îi aparține o mișcare, notează-o la fel ca toate celelalte propuneri.

6

Înregistrați toate acțiunile întreprinse și sarcinile atribuite. Acestea includ atât ceea ce se spune despre îndeplinirea sarcinilor atribuite în cadrul reuniunii anterioare, cât și despre toate sarcinile și acțiunile nou desemnate care trebuie luate. Este cineva numit pentru a scrie o scrisoare? Apoi înregistrați numele acelei persoane și instrucțiunile date.

7

Scrieți toate punctele de vedere. Atunci când se face o obiecție împotriva unei anumite proceduri, vă rugăm să rețineți complet obiecția, motivul acesteia și decizia completă formulată de președinte.

9

Asigurați-o completare bună la sfârșitul întâlnirii. Notați momentul în care ședința a fost închisă. Nu uitați să aduceți copii ale rapoartelor sau să întrebați pe cineva să le trimită prin e-mail.

2

Tastați notele de întâlnire de pe un computer. Dacă ați folosit un laptop în timpul întâlnirii, ați făcut deja acest lucru. Salvați notele și deschideți un nou document pentru minute, astfel încât la sfârșit puteți compara notele și minutele pentru a le compara.

3

Împarte notele în paragrafe clare. Pentru fiecare mișcare, fiecare decizie și fiecare punct de ordine, începeți un nou paragraf. Aveți grijă la următoarele lucruri la întocmirea minutelor:

4

Trimiteți tuturor celor care au participat la întâlnire un prim proiect de proces verbal. Puteți utiliza informațiile de contact din lista de participare sau, dacă nu aveți una, puteți să întrebați pe președintele întâlnirii cum se poate ajunge la toată lumea.