sedhesrebsit.ru

Președintele unei întâlniri

Activitatea de afaceri, în special într-un mediu de birou, necesită un anumit grad de cooperare. Deciziile importante necesită deseori introducerea a mai mult de o persoană, iar proiectele importante vor trebui adesea să utilizeze expertiza mai multor persoane. Întâlnirile reprezintă o modalitate de a face colaborarea mai structurată și mai organizată, dar fără a avea un scop sau întâlniri de conducere, poate deveni rapid mult prea lungă și ineficientă. Știind cum să planifici, să pregătești și să conduci o întâlnire, unde ești președintele, poate însemna diferența dintre o întâlnire eficientă sau un timp pierdut.

pași

Partea 1
Pregătiți întâlnirea

Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 1
1
Discutați despre următoarea întâlnire cu participanții. Când auziți că veți fi prezenți la o întâlnire viitoare, unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le faceți este să vă petreceți timpul vorbind cu oamenii care vor fi prezenți (în special cei cu un rang mai înalt sau cu oameni importanți). Întrebați-i dacă există ceva în care să vorbească în timpul întâlnirii. Luați note din răspunsurile lor și le folosiți ca un ghid pentru a scrie articolele de pe ordinea de zi.
  • Întrebând participanții despre ceea ce doresc să discute este o mișcare inteligentă, nu numai pentru că face mai ușor să vină cu elementele de pe ordinea de zi, ci și pentru că sunt deja implicați în acest fel pentru întâlnirea reală. Oamenii tind să acorde mai multă atenție și să fie prezenți la o întâlnire dacă știu că aspectele importante pentru ei sunt discutate.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 2
    2
    Scrieți ordinea de zi a întâlnirii și trimiteți-o. O agendă pentru o întâlnire poate fi un instrument valoros pentru președinte, dar și pentru participanți. Calendarele conțin informații valoroase despre întâlnire, cum ar fi când și unde va avea loc și cine va fi acolo. Mai important, ele oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor subiectelor care vor fi discutate, astfel încât toată lumea să se poată pregăti bine. Trimiteți punctele de întâlnire tuturor înainte de întâlnirea reală - cu cât este mai importantă întâlnirea, cu atât mai devreme ar trebui să o trimiteți.
  • Ceva pe care programul dvs. ar trebui să îl conțină este o estimare a timpului care poate fi alocat fiecărui punct de discuție. Făcând o grilă brută în prealabil, va fi mai ușor să nu faceți o întâlnire prea lungă. Deși unele dintre punctele din jurnal pot să se termine (și altele se scurtează), un program face mult mai ușor să păstrați atenția asupra acestui lucru și, eventual, să interveniți.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 3
    3
    Investigați subiectele de discuție și orice întâlniri anterioare. Persoanele care participă la întâlnire s-ar putea să nu fi fost actualizate cu privire la subiectele pe care doriți să le dezbateți - unii nu au participat la întâlnirile anterioare, în timp ce alții au uitat pur și simplu. Ca președinte, este o idee bună să cunoaștem istoria până acum a unui anumit punct de discuție. Încercați să discutați cu persoane care au participat la întâlniri anterioare pentru a afla despre orice activitate importantă nefinalizată de care aveți nevoie pentru a discuta în cadrul întâlnirii. De asemenea, puteți solicita arhivistului minutele, ca ajutor în direcția planificării.
  • Procesele-verbale ale întâlnirilor anterioare pot fi o sursă importantă de informații pentru dumneavoastră în calitate de președinte. Acestea rezumă discuțiile care au avut loc și deciziile luate în timpul întâlnirilor anterioare, făcându-le relativ ușor și rapid să revenim. Puteți chiar să trimiteți minute importante de întâlniri participanților pe ordinea de zi.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 4
    4
    Asigurați-vă că rezervați spațiul de întâlnire cu mult înainte. Cu o zi înainte de întâlnire, va trebui să verificați dacă sala de ședință este curată, prezentabilă și gata de cazare pentru participanții la întâlnire. Vei fi sigur de a avea componentele tehnologice ale întâlnirii (cum ar fi prezentări, proiectoare, ecrane, etc.) pentru a funcționa în mod corespunzător și pot fi folosite imediat - complicații tehnice pot irosi timp prețios și a alerga afară de întâlnire.
  • Dacă utilizați o prezentare electronică (cum ar fi PowerPoint, etc.), faceți ceva timp să vă familiarizați cu telecomanda sau cu clicker pe care o veți utiliza pentru comutarea diapozitivelor. Preferați să nu pierdeți timpul încurcând funcționarea dispozitivelor, în timp ce discutați teme importante.

    • Partea 2
    Președintele reuniunii

    Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 5
    1
    Indicați că întâlnirea poate începe. Când este momentul să deschideți întâlnirea și toți participanții (sau cel puțin toți cei importanți) sunt prezenți, adresați-vă atenția tuturor celor din cameră. Prezentați-vă ca președinte și indicați scopul reuniunii. În mod clar că calendarul stabilit pentru reuniunea este de a informa tuturor despre cât de mult timp petrecut pe ea - acest lucru poate duce sau mai devreme, dar indicând anterior o limită de timp final, dacă vă ajuta să păstrați întâlnirea pe drumul cel bun. Dacă unii dintre participanți nu se cunosc, ia-ți o clipă pentru a permite fiecăruia să se prezinte pe scurt și să indice rolul lor și să introducă participanți importanți.
    • Rețineți că unele companii și organizații utilizează proceduri strict reglementate pentru deschiderea și organizarea unei întâlniri. Federația Americană de stat, județene și municipale de angajati (AFSCME) folosesc un sistem numit Regulamentul de Ordine lui Robert, care constă în trecerea comenzii prin lovirea cu un ciocănel și norme foarte specifice pentru introducerea și adoptarea propunerilor .
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 6
    2
    Faceți o listă cu punctele relevante din întâlnirile anterioare. La începutul întâlnirilor care fac parte dintr-un proiect pe termen lung, este important ca toți cei prezenți să fie informați cu privire la situația actuală, oferind un scurt rezumat al evenimentelor sau deciziilor relevante din cadrul întâlnirilor anterioare. Nu fiecare prezent știe la fel de mult despre punctele de discuție ca și dvs., prin participarea rapidă la toți participanții la stadiul actual al proiectului, puteți face un drum lung spre a vă face ședința eficientă și eficientă.
  • Mai degrabă decât să vă enumerați din întâlnirile anterioare, puteți să întrebați un secretar oficial sau un arhivar care să citească aceste minute, pentru a da rezumatului un caracter formal.
  • De asemenea, puteți să citiți corespondența sau comunicările importante care au avut loc după ultima întâlnire.
  • Rețineți că, dacă distribuiți copiile notelor / corespondenței printre cei prezenți, de obicei nu este necesar să le citiți cu voce tare.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Etapa 7
    3
    Oferiți participanților importanți posibilitatea de a raporta situația. Apoi, permiteți persoanelor cu cunoștințe relevante să informeze pe cei prezenți despre evoluții noi sau recente care au avut loc de la ultima întâlnire. Acest lucru poate fi aproape orice - de exemplu, pot fi discutate noi probleme cu care se confruntă compania sau organizația dvs., schimbările în forța de muncă, evoluțiile proiectelor și schimbările strategice. Participanții vor dori, de asemenea, să fie informați cu privire la rezultatele acțiunilor specifice luate ca răspuns la deciziile luate în timpul reuniunii anterioare.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Etapa 8
    4


    Indicați elementele care nu au fost încă tratate. Dacă există probleme sau decizii nerezolvate care nu au fost luate în timpul întâlnirii anterioare, încercați să le abordați înainte de a continua cu alte probleme. Cu cât mai mari vor fi împinse vechile probleme, cu atât mai puțin un participant la întâlnire se va simți responsabil, așa că încercați să stabiliți în timpul întâlnirii care sunt cazurile curente care trebuie încă rezolvate. De obicei, subiectele necompletate sunt menționate în mod specific ca "nehotărât" sau "prezentat pentru discuții viitoare" în câteva minute de la întâlnirile anterioare.
  • În funcție de cultura și regulile de la locul de muncă, compania sau organizația dvs. pot avea proceduri specifice pentru luarea unei decizii - de exemplu, majoritatea participanților au nevoie doar pentru a ajunge la un consens, sau un grup select de oameni senior la sarcina să ia toate deciziile.
  • Rețineți că unele lucruri sunt pur și simplu prea voluminoase pentru a fi finalizate în perioada dintre două întâlniri. Nu este necesar să stați în continuare în progresul proiectelor pe termen lung care nu sunt încă pregătite. tu must cu toate acestea, să ia decizii cu privire la proiectele în care este necesară o acțiune în acest moment.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 9
    5
    Efectuați toate problemele noi. Apoi aplicați nou probleme, preocupări și probleme care trebuie discutate. Acestea ar trebui să fie lucruri care rezultă în mod natural din evoluțiile care au avut loc în perioada dintre întâlnirile anterioare și cele actuale. Încercați să-i convingeți pe cei prezenți să ia decizii concrete, definitive - cu cât mai multe puncte rămân nesoluționate, cu atât mai multe lucruri neterminate pe care le va trebui să le aduceți în timpul următoarei întâlniri.
  • Imaginea cu titlul Chair of a Meeting Step 10
    6
    Faceți un rezumat al concluziilor reuniunii. Dacă ați rezolvat toate problemele anterioare și actuale, vă rugăm să luați o clipă pentru a lista toate concluziile întâlnirii pentru toți participanții. Anulați rezultatele tuturor deciziilor și, dacă este necesar, descrieți acțiunile specifice pe care aceștia trebuie să le ia pentru următoarea întâlnire.
  • Acest pas este crucial - este ultima ta șansă de a vă asigura că toată lumea pleacă de la întâlnire, știind exact care este starea proiectului și ce se așteaptă de la el.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 11
    7
    Terminați, stabilind fundația pentru următoarea întâlnire. Spuneți tuturor ceea ce se pot aștepta la următoarea întâlnire și, dacă le pregătiți deja, când se pot aștepta și unde. Acest lucru ajută publicul pentru a da un sentiment de continuitate de la un proiect major sau decizie la alta, și le dă un interval de timp în care acestea trebuie să fi încheiat sau dezvoltat sarcinile atribuite.
  • Rețineți că nu este "în sine" necesar pentru a programa o nouă întâlnire dacă ați terminat toate punctele anterioare și curente în timpul celei curente. Dar, dacă există suficiente afaceri neterminate care justifică discuțiile viitoare sau așteptați dezvoltarea anumitor proiecte, atunci este probabil o idee bună.

    • Partea 3
    Conduceți ședința în mod eficient

    Imagine cu titlul Chair of a Meeting Step 12
    1
    Conduceți discuția ca un ghid, dar nu dominați-l. Unul dintre rolurile dvs. ca președinte la o întâlnire este să vă asigurați că discuția continuă și este orientată spre sarcini. Rolul dvs. este nu de a avea o opinie asupra fiecărui punct sau de a menține discuția într-o ordine exactă. Fii flexibil. Lăsați ceilalți prezenți să vorbească liber și să permită adăugarea de noi puncte de discuție, chiar dacă nu sunt pe ordinea de zi. Este posibil să te găsi anumite subiecte subtil trebuie să înceteze să efectueze discuția pe drumul cel bun, dar nu simt că trebuie să controleze fiecare aspect al reuniunii. La urma urmei, este un proces de colaborare.
    • Odată cu desfășurarea întâlnirii, țineți cont de ordinea de zi. Dacă observați că urmați să mergeți în spate, este posibil să treceți peste anumite puncte de discuție sau să le programați pentru un alt moment, în favoarea timpului. Nu vă fie frică să faceți acest lucru ca pe subiecte bine discutate sunt foarte importante.
  • Imaginea intitulată Catedra unei întâlniri Etapa 13
    2
    Încurajați-i pe toți cei prezenți să participe la discuție. În calitate de președinte al întâlnirii, vă revine sarcina de a vă asigura o întâlnire deschisă și productivă. Dacă descoperiți că anumiți participanți care posedă cunoștințe relevante nu interferează în discuție, încurajați-i să înceapă să vorbească. Nu trebuie să le întrebați direct sau să le provocați - pur și simplu spuneți ceva, "Cred că expertiza doamnei Smit poate fi utilă aici " este o modalitate excelentă de a implica membrii mai puțin activi ai reuniunii.
  • Imagine cu titlul Chair of a Meeting Etapa 14
    3
    Asigurați-vă că toată lumea înțelege ceea ce este discutat. Poate fi dificil să ne amintim că nu toți cei prezenți la întâlnire au aceeași experiență sau cunoștințe despre un anumit punct de discuție. Pentru a vă asigura că toată lumea care participă la întâlnire și-a petrecut timpul cu înțelepciune, puteți explica pe scurt și simplu anumite subiecte complexe sau probleme. Participanții cu mai puține cunoștințe despre lucruri vor aprecia fără îndoială acest lucru.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 15
    4
    Nu ignora întrebări dificile sau ciudate. Dacă acestea nu sunt ținute sub control de către un președinte competent, întâlnirile pot deveni remarcabil neproductive. Încercați să vă asigurați că fiecare punct important de pe ordinea de zi este tratat. Nu oferiți participanților posibilitatea de a vă acuza reciproc sau de a face scuze vagi pentru probleme care nu au fost discutate. Încercați să stabiliți sau să obțineți răspunsuri în privința punctelor despre care nimeni nu vrea să vorbească. Deși acest lucru nu este neapărat ceea ce dorește fiecare persoană, întrebări atât de ciudate pot fi exact acele întrebări care necesită un răspuns pentru a face întâlnirea cât mai eficientă posibil.
  • Asigurați-vă că deciziile importante sunt înregistrate (dacă aveți un secretar oficial al procesului-verbal sau un arhivar, alocați-i acelei sarcini). Dacă doriți să faceți efortul de a pune întrebările dificile, veți dori să vă asigurați că răspunsurile sunt actualizate.
  • Imaginea intitulată Catedrala unei întâlniri Pasul 16
    5
    Urmăriți timpul. Există un motiv pentru care reuniunile au o reputație proastă - mulți oameni le consideră o pierdere serioasă de timp. Pentru a preveni scurgerea întâlnirii, utilizați puterea pe care o aveți ca președinte pentru a menține discuția. Nu vă fie teamă să amânați anumite puncte sau discuții neimportante până la o dată ulterioară, dacă întâlnirea durează mai mult decât v-ați așteptat. Fiți pregătiți și dispuși să ajustați calendarul pentru a vă asigura că timpul prețios al nimănui nu este irosit.
    • Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Faceți minuteFaceți minute
    Trimiteți un e-mail unui profesorTrimiteți un e-mail unui profesor
    Știind dacă un băiat este încă interesat de tineȘtiind dacă un băiat este încă interesat de tine
    Spunând la revedereSpunând la revedere
    Începeți o conversație cu o persoană pe care nu o cunoaștețiÎncepeți o conversație cu o persoană pe care nu o cunoașteți
    Cunoașteți noi oameni gratuitCunoașteți noi oameni gratuit
    Întreabă pe cineva afarăÎntreabă pe cineva afară
    Determinați dacă cineva este sigurDeterminați dacă cineva este sigur
    Faceți o curte cu o femeieFaceți o curte cu o femeie
    Să-ți prezinți unii altoraSă-ți prezinți unii altora
    » » Președintele unei întâlniri

    © 2011—2021 sedhesrebsit.ru