Scrieți un raport de eveniment

Este posibil să fie necesar să scrieți un raport de evenimente pentru a determina dacă un eveniment a avut succes prin compararea rezultatelor cu obiectivele. Este o modalitate importantă pentru persoanele sau companiile care au organizat evenimentele să evalueze dacă trebuie să facă ajustări data viitoare. Vă puteți asigura că efectuați un raport de evenimente de succes în anumite moduri. Acest lucru este important dacă vă gândiți la organizarea unui alt eveniment!

conținut

Pași
Partea 1pregătirea raportului dvs. de evenimente
Partea 2puneți conținutul potrivit în raportul dvs.
Partea 3finalizați raportul evenimentelor
Sfaturi
Accesorii

pași

Partea 1
Pregătirea raportului dvs. de evenimente

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 1

Determinați stilul și aspectul prezentării pentru fiecare grup țintă. Rapoartele de evenimente sunt în formă de hârtie, legate împreună sau se bucură, în format digital, PDF care poate fi trimis prin e-mail, prezentări PowerPoint și așa mai departe.

Asigurați-vă că raportul evenimentelor este împărțit în secțiuni clare. Trebuie să evaluați modul în care au avut loc rezultatele evenimentului în comparație cu obiectivele. Rezumați principalele rezultate ale evenimentului.
Ajustați raportul evenimentelor la nevoile și interesele fiecărui sponsor și grupului țintă. Gândiți-vă la obiectivele sponsorilor. Într-o anumită măsură, sponsorii sunt cel mai important grup țintă pentru un raport de evenimente. Ei vor să știe dacă merită să sponsorizeze evenimentul. Deci, gândiți-vă ce vor să știe și care sunt problemele lor fierbinți.
Efectuați raportul evenimentelor astfel încât să se potrivească individualității evenimentului și sponsorilor. Nu faceți un raport simplu. Alte grupuri-țintă ale raportului evenimentelor includ directorii și managerii financiari.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 2

Creați un proces pentru a urmări informațiile de care aveți nevoie în timpul evenimentului. Nu trebuie să vă bazați exclusiv pe memoria dvs.

Prin păstrarea unor informații importante înainte, în timpul și după eveniment puteți face un raport mai specific și, în cele din urmă, mai eficient. Aceasta înseamnă că o puteți termina și mai devreme.

Amintiți-vă că colectarea datelor este un proces continuu pentru care puteți apela mai multe persoane, dacă este necesar (inclusiv orice stagiar). Ceea ce se întâmplă este că nu trebuie să așteptați să faceți raportul la sfârșitul evenimentului.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 3

Lăsați-o să coboare până la cele mai importante puncte. Una dintre problemele legate de rapoartele de evenimente este că ele nu fac altceva decât să ruineze agenda sau să se concentreze asupra unor afirmații de bun simț, înălțătoare. Nu face asta. Subliniați cele mai importante puncte cu un aspect clar și analitic.

Alegeți câteva momente importante ale evenimentului pentru a vorbi despre. Luați în considerare cele trei lucruri care au funcționat cel mai bine și cele trei lucruri care au fost cele mai surprinzătoare.

Evitați aglomerația raportului cu detalii banale, cum ar fi meniul de prânz sau un rezumat detaliat al întregii prezentări a difuzorului principal. Trebuie să aduci înainte lucrurile care contează.

Partea 2
Puneți conținutul potrivit în raportul dvs.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 4

Scrieți un rezumat al managementului. Raportul de evenimente trebuie să conțină un rezumat al managementului, care este o versiune concisă a raportului complet și detaliat. Amintiți-vă că rezumatul managementului este la fel ca o introducere.

Puteți crea două rapoarte - un rezumat pentru cei interesați de rezultatele evenimentului, precum și un raport mai detaliat, cuprinzător pentru persoanele care au contribuit efectiv la eveniment sau sponsorizate.
În rezumatul managementului trebuie să vă concentrați asupra celor mai importante obiective și rezultate. Rezumatul managementului trebuie să fie scurt - doar una sau două pagini. Trebuie să rezume principalele puncte ale evenimentului și trebuie să conțină o scurtă interpretare a datelor.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 5

Folosiți vizuale în raportul evenimentelor. Este adesea mai eficient să utilizați o diagramă pentru a afișa statistici, mai degrabă decât să oferiți cititorilor numeroase numere.

Dacă evenimentul se referea la un produs nou, puteți afișa o imagine a acestuia. Fotografiile evenimentului real ajuta la ilustrarea raportului. Încercați să obțineți fotografii ale sponsorilor la evenimentul pe care îl puteți utiliza pentru raportul dvs. Aceasta este o altă sarcină care nu poate aștepta până după eveniment.

Mostrele, reproducerile și alte exemple de la fața locului sunt bune de utilizat. Se indică numărul de persoane care au primit cupoane sponsor etc Document atât de promovare pe site și în afara generate de evenimentul în mass-media, publicul și sponsorii.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 6

Documentați toate promovarea și atenția mass-media. Doriți să determinați cât de puternic este promovat evenimentul în mass-media, comparativ cu obiectivele.

În plus față de cifrele de circulație și de acoperire, vă concentrați pe anunțurile tipărite și articolele în care au apărut numele și promovarea sponsorilor.

Publicitate de televiziune, publicitate gratuită, acoperire, costuri publicitare și acoperire de știri.

Nu uitați să documentați raza de radio, anunțurile media, costurile de publicitate, promoțiile, rapoartele de audit și așa mai departe.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 7

Faceți o declarație despre obiectivele evenimentului. Este foarte important de a lega obiectivele evenimentului a rezultatelor, astfel încât asigurați-vă că adăugați un memento a ceea ce misiunea inițială a evenimentului a fost și ce obiective au fost determinate.

Puteți adăuga programul evenimentului. De asemenea, puteți discuta cine au fost principalii participanți ai evenimentului. Totuși, păstrați aceste componente scurte.

Asigurați-vă că petreceți cele mai multe ori scriind și discutând principalele rezultate ale evenimentului și comparându-le cu rezultatele dorite. Fii realist și încerca să nu faci lucrurile să arate mai bine decât sunt.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 8

Adăugați informații financiare în raportul evenimentelor. Este important să oferiți o imagine detaliată a bugetului evenimentului și a ceea ce a fost efectiv cheltuit (sau eventual primit). Asigurați-vă că adăugați o comparație a cheltuielilor bugetare cu cheltuielile reale și subliniați lucrurile care au funcționat bine și lucrurile care pot fi îmbunătățite.

Trebuie să prezentați în detaliu toate costurile, inclusiv activități de marketing și de promovare, costuri de personal și costuri de sponsorizare. Este o idee bună să adăugați un buget detaliat. Managerii financiari și directorii doresc dovezi care susțin concluziile.

Adăugați un calcul al profit costurile, sponsorizarea și documentele justificative. Asigurați-vă că ați comparat profitul realizat cu profitul bugetat. În comparație cu ce? Aceasta este o întrebare bună de întrebat.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 9

Adăugați statistici relevante pentru cititori. Nu trebuie să faceți un raport care să conțină numai informații care să vă ajute. Numărul de persoane care au fost prezenți este o figură pe care trebuie să o menționați. Este o idee bună să dați date măsurabile.

Alte statistici și date pertinente pot include numărul de potențiali vânzători și numărul de vizitatori la un anumit stand. Datele declarative fac raportul mai credibil. Oferiți informații despre participanți / vizitatori. Indicați caracteristicile demografice, numărul de vizitatori și rezultatele cercetărilor vizitatorilor (cum ar fi comportamentul de cumpărare).

Raportați numărul de persoane care au răspuns la sponsorizarea campaniilor și donațiilor către organizații de caritate. Documentarea impactului economic și a participării angajaților.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 10

Furnizați un element calitativ care contextualizează datele. Raportul dvs. trebuie să conțină statistici, dar, de asemenea, aveți nevoie de declarații ale participanților pentru a oferi feedback contextual.

Colecta citate și feedback de la participanți și membrii echipei în cazul în care evaluarea succesului și eșecurile evenimentului nu numai al autorului care scrie raportul. Este mai credibil.

De asemenea, analizați dacă doriți să adăugați cercetări externe. Acordarea de valoare promoției în mass-media este ceva pe care un terț poate investiga.

Evaluați locația și setarea. Trebuie să vă petreceți puțin timp evaluând eficacitatea locației și a configurației în funcție de perspectiva altora. Discutați despre modul în care camera a fost folosită de conferință, eveniment etc.

Partea 3
Finalizați raportul evenimentelor

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 11

Finalizați raportul la timp. Încercați să scrieți și să publicați raportul în mod rezonabil la scurt timp după eveniment. Asigurați-vă că o planificați în calendar, astfel încât să se întâmple. Unii oameni propun să emită un raport de eveniment în termen de 30 de zile, dar alții spun că o puteți face în câteva zile.

Indiferent de termenul limită, asigurați-vă că ați reușit. Poate scrieți raportul evenimentelor pentru o agenție angajată de un anumit client. Acordați atenție tuturor solicitărilor.
Ceea ce se întâmplă este că grupul dvs. țintă așteaptă un raport detaliat și în timp util. Asa ca ai timp sa o faci bine si corect, dar nu astepta atat de mult incat sa imbatranesti.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 12

Citiți raportul evenimentelor. Asigurați-vă că raportul dvs. de evenimente are gramatica corectă și evitați greșelile de ortografie, erorile de punctuație și alte erori de imprimare.

Asigurați-vă că răspunsurile dvs. au adâncime. O regulă bună este regula de scriere "arată, nu spune". Aceasta înseamnă că trebuie să oferiți exemple specifice pentru a susține punctele generale din raport.

Nu uitați grupul țintă și asigurați-vă că stilul dvs. de scriere este formal și profesional. Un raport de eveniment nu este un document nonșalant - este un document esențial pentru a determina dacă evenimentul merita, deci trebuie să fie autoritar.

sfaturi

Luați mai multe fotografii decât credeți că aveți nevoie. Sunteți mulțumit de opțiunile de mai târziu.
Dacă doriți un citat de la unul dintre managerii și planificatorii, nu mergeți mai întâi la ele. Aceștia sunt aceia care stau cel mai mult, așa că întrebați mai întâi oamenii din public - ei sunt cei care se întorc acasă cel mai rapid. Nu deranjeaza un vorbitor sau un supervizor daca este ocupat cu altceva - vor fi disponibili pentru intrebari mai tarziu.
Când colectați citate, intrați în conversație și continuați să puneți întrebări într-un mod natural până când găsiți persoana cu care doriți să vorbiți.
Colectați mai multe citate decât credeți că aveți nevoie. Sunteți mulțumit de opțiunile de mai târziu.
Fotografiile bune indică acțiunea evenimentului sau reacția oamenilor la eveniment.
Încercați să fotografiați întregul eveniment, inclusiv publicul și vorbitorul într-o singură fotografie, astfel încât să puteți arăta cititorului cât de mare a fost.