sedhesrebsit.ru

Creați agenda pentru o întâlnire

O întâlnire ordonată necesită o agendă bine scrisă. Asigurați-vă că întâlnirea dvs. nu devine atât de obositoare și eficientă, la fel cum multe întâlniri par a fi. Prin menținerea unei agende detaliate, dar flexibile, vă puteți menține întâlnirea eficientizată și concentrată, astfel încât să vă atingeți toate obiectivele pentru întâlnirea dvs. în cel mai scurt timp posibil. Indiferent dacă doriți să vă scrieți propriul calendar, să utilizați un șablon sau să profitați la maximum de o agendă pe care o aveți deja, consultați Pasul 1 de mai jos pentru a începe!

pași

Partea 1
Scrieți o agendă

Creați o agendă de la zero

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 1
1
Începeți prin a da un calendar titlului. De la cea mai bună literatură la cea mai uscată foaie de calcul, aproape orice document important are nevoie de un titlu, iar agendele de întâlnire nu fac excepție. Titlul dvs. trebuie să spună cititorului două lucruri: Mai întâi că el sau ea citește o agendă și, în al doilea rând, subiectul despre care se referă întâlnirea. După ce ați luat o decizie, puneți titlul în partea de sus a documentului gol. Titlul nu trebuie să fie înfloritor sau complicat - într-un context de afaceri, titlurile simple și directe sunt de obicei cele mai bune.
  • Rezistați nevoia de a utiliza fonturi separate sau mari pentru titlul dvs. În cele mai multe cazuri, veți dori să utilizați un font simplu, demn, cum ar fi Times New Roman sau Calibri, și să vă dați titlul la fel ca restul literelor din document (sau doar puțin mai mare). Amintiți-vă că scopul titlului dvs. este de a informa cititorii cu privire la ceea ce se uită la acestea, nu neapărat să le distrați sau să le distrageți.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 2
    2
    comun "Cine?". "în cazul în care?" și "când?" datelor în antet. După titlu, agendele de întâlniri au, de obicei, un antet care poate varia în detaliu în funcție de cât de formal este locul de muncă. Acest antet este de obicei despre o linie sub titlul. De obicei, pe scurt, puneți informații factuale despre întâlnire în antet, care nu are nimic de-a face cu subiectul care urmează să fie discutat. Acest lucru este în așa fel încât oamenii care nu sunt prezenți la întâlnire să știe când și unde a avut loc și cine a fost prezent. Mai jos sunt câteva lucruri pe care le puteți adăuga - indiferent de datele pe care le alegeți, trebuie să vă asigurați că indicați în mod clar fiecare informație (făcând aici textul albe albe):
  • Data și ora. Acestea pot fi reunite sau în secțiunile lor separate.
  • Locație. Dacă compania dvs. are mai multe locații, puteți nota adresa, dar dacă există o singură locație, puteți menționa camera în care vă întâlniți (de exemplu, sala de reuniuni # 3).
  • Participanți. Titlurile de locuri de muncă sunt de obicei opționale, dar nu sunt obligatorii.
  • Oameni speciali care sunt prezenți. Acestea pot fi invitați speciali, vorbitori sau lideri de întâlnire.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 3
    3
    Scrieți o scurtă declarație cu obiective. Întâlnirile care nu au un obiectiv clar definit riscă să piardă timp prețios, deoarece participanții decid apoi despre ce vorbește. Treceți peste o linie după antetul dvs. și folosiți un text aldin sau subliniat pentru a indica secțiunea de obiective cu un titlu asemănător "poartă" sau "țintă"urmată de un colon sau de o linie nouă. Apoi, în câteva propoziții concise și concise, descrieți punctele care urmează să fie discutate pentru întâlnire. Imaginați-vă că scrieți aici despre 1-4 propoziții.
  • De exemplu, dacă vrem să scriem o declarație cu obiective pentru o ședință de buget, o putem folosi: "obiectiv: Faceți o prezentare generală a obiectivelor bugetare importante pentru exercițiul financiar 2014-2015 și discutați măsurile de reducere a costurilor pe termen lung. În plus, directorul O & O Marcus Feldman prezentând rezultatele unui studiu recent de concurs."
  • Dacă ați scris vreodată într-un context științific, consultați declarația cu obiective ca rezumatul întâlnirii. De fapt, în esență, spuneți ce trebuie discutat la reuniune, fără a intra în detalii.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 4
    4
    Scrieți un program pentru punctele principale ale întâlnirii. Programările ajută la combaterea tendinței de întâlniri de afaceri pentru a continua mult prea mult. Săriți o linie după declarația dvs. cu obiective, dați programului dvs. un titlu îndrăzneț sau subliniat și începeți să faceți în programul dvs. ore (care trebuie să corespundă principalelor puncte de discuție). Pentru a fi ușor de citit, acordați fiecărei perioade o regulă proprie.
  • Indicați fiecare perioadă de timp cu sau timpul de începere și sfârșitul planificat, sau durata de timp pe care doriți să o faceți fiecare parte. Alegeți unul sau altul și respectați - aruncarea lucrurilor pare neprofesionist.
  • Cu alte cuvinte, doriți să indicați fiecare perioadă de timp fie cu timpul de începere, fie cu finalul pentru acel subiect, sau doar să scrieți cât timp doriți să faceți. De exemplu, o regulă de eșantion poate fi "14:00 - 14:05: Introducere și prezență" sau "5 min: Introducere și prezență". Cu toate acestea, ar trebui să evitați comutarea între cele două sisteme.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 5
    5
    Așezați o oră deoparte în program pentru orice oaspeți speciali. Când oaspeții vin la întâlnirea dvs. pentru a discuta subiecte importante, doriți să vă alocați timp pentru întâlnire pentru acești oameni. Dă fiecărui oaspete propriile perioade de timp, chiar dacă el sau ea are mai mult de un subiect de conversație. În acest fel, fiecare își poate aranja propriile subiecte, după cum doriți.
  • Pentru a evita întârzierile în timp, contactați oaspeții în avans pentru a afla cât timp fiecare dintre ei are nevoie pentru subiectul conversației.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 6
    6
    Lăsați mai mult timp la sfârșitul întâlnirii pentru un sondaj. În acel moment, oamenii pot cere explicații despre subiecte confuze, își pot da propriile opinii, propun subiecte pentru viitoarele reuniuni și pot da alte comentarii. Puteți face acest sondaj explicit prin includerea acestuia în ultima parte a programului dvs. sau o puteți aduce singur după ultimul punct al întâlnirii.
  • Dacă ajungeți la sfârșitul întâlnirii și nimeni nu are întrebări sau comentarii suplimentare, puteți încheia întotdeauna întâlnirea mai devreme. Mulți dintre participanții dvs. vor fi probabil recunoscători pentru asta!
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 7
    7
    Eventual puteți oferi o imagine de ansamblu a subiectelor de discuție. De obicei, schema este partea de leu a agendei întâlnirii - partea pe care oamenii o privesc pentru a conduce discuția. Deși nu este esențial să se facă acest efort suplimentar, oferirea unei imagini de ansamblu a punctelor importante poate fi foarte utilă pentru participanții împrăștiați. O prezentare generală aduce aminte participanților la aranjamentul ideilor prezentate la întâlnire și ajută persoanele care au dificultăți în a urmări fiecare subiect. Mai jos puteți vedea un exemplu de tip de prezentare pe care probabil că doriți să îl utilizați:
  • I. Elemente bugetare cu prioritate ridicată
  • A. Bugetul de călătorie pentru angajați
    B. Rata pentru dealeri
  • i. Să negociezi o afacere mai bună?
    • C. Lobby-ul costurilor
    II. Măsuri de îmbunătățire a cifrei de afaceri
    • A. Acorduri alternative de servicii
    • i. Oferă opțiuni clienților
      ii. Solicitați feedback
    B. Reinvestirea în tehnologia mobilă
    ...și așa mai departe.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 8
    8
    Verificați ordinea de zi a erorilor înainte de a le distribui. Deoarece unii participanți se pot baza foarte mult pe ordinea de zi a întâlnirii, este o idee foarte bună să le verificați pentru erori înainte de a le distribui. Făcând acest lucru nu este doar o favoare pentru participanți - ea reflectă, de asemenea, pozitiv în atenția dumneavoastră la detalii și valoarea pe care o aveți pentru poziția dumneavoastră.
  • Mai mult, puteți verifica dacă nu există erori în calendarul dvs., dvs. timp salvați și voi vedere economisiți timp, deoarece petrecerea timpului care explică o agendă plină de greșeli poate confunda întâlnirea dvs. și vă poate deranja, mai ales dacă sunt prezenți oameni importanți.

    • Utilizați un șablon de calendar



    Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 9
    1
    Utilizați un șablon care vine cu procesorul dvs. de text. Multe programe de procesare de text, cum ar fi Microsoft Office, Pagini pentru Mac și așa mai departe, au șabloane standard pentru toate tipurile de documente personale și profesionale, inclusiv calendare de întâlniri. Cu aceste șabloane puteți face un document cu aspect profesional, surprinzător de rapid și ușor. De obicei, aceste tipuri de șabloane sunt împărțite în secțiuni logice cu un aspect plăcut din punct de vedere estetic - trebuie doar să tastați datele relevante în spațiile corespunzătoare și sunteți gata să mergeți!
    • Deși fiecare procesor de text este puțin diferit, majoritatea șabloanelor vă vor permite să navigați la șabloane prin bara de meniu din partea de sus a ferestrei aplicației.
    • Dacă puteți utiliza șabloane de procesoare de text, dar nu aveți șabloane adecvate pentru programele de întâlniri, puteți descărca unul din site-ul programului. De exemplu, șabloanele pentru Microsoft Word sunt disponibile la office.microsoft.com, în timp ce puteți găsi șabloane Pagini pentru Mac în magazinul de aplicații Apple.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 10
    2
    De asemenea, puteți să descărcați un șablon dintr-o sursă externă. Dacă procesorul dvs. de text nu vine standard cu șabloane de calendar și nu îl puteți obține pe site-ul oficial, nu vă faceți griji - există suficiente șabloane gratuite disponibile online. O căutare simplă pe motorul de căutare al preferinței dvs., de exemplu "șablon agendei ședinței" veți obține zeci de rezultate relevante. Deoarece nu toate aceste rezultate provin din surse oficiale și de încredere, este important să faceți o distincție dacă alegeți ce șabloane să utilizați. Mai jos sunt câteva site-uri externe pe care ați putea dori să le vizitați:
  • Salvați Șabloane de Word - Acest site profesional oferă multe șabloane de calitate pentru Microsoft Word.
  • Word Templates Online - O altă sursă bună pentru șabloanele Word. Totuși, această pagină oferă doar câteva opțiuni.
  • iWorkCommunity - un bun calendar pentru pagini. Cu toate acestea, acest șablon este destinat versiunilor mai vechi ale paginilor (pentru `09).
  • De asemenea, App Store are numeroase șabloane pentru Pagini. Din păcate, acestea nu sunt toate disponibile gratuit.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 11
    3
    Completați câmpurile din șablonul dvs. După ce ați găsit în procesorul de text, sau descărcat un șablon adecvat vă bine, trebuie doar să vă completați modelul cu datele solicitate. Cele mai multe template-uri vor fi marcate în mod clar zonele de tip în nume, ori, subiecte, titluri de secțiune și așa mai departe. Completați în calendarul dvs. pentru a finaliza toate domeniile relevante, și verificați ulterior lucreze ca erori. Cum la îndemână șabloane din calendar pot fi, ele nu protejează împotriva ortografia, gramatica și erori de fapt.
  • Nu lăsați niciun câmp gol. Nimic nu pare mai amator decât, de exemplu, o regulă într-o schemă care doar afirmă "Tastând aici". Dacă dintr-un anumit motiv există părți din șablon pe care nu doriți să le completați, ștergeți-le în loc să le lăsați necompletate.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 12
    4
    Faceți mici modificări pentru a vă satisface nevoile. Template-uri vega inc calendare poate fi foarte util, dar nu există nici un motiv pentru care anume ar trebui să adere la stilul standard și aspectul calendarului. Simțiți-vă liber pentru a face modificări la propria lor înțelegere a conținutului și stilul de șablon, pentru a se asigura că blog-ul dvs. respectă standardele pe care compania le-a setat pentru tine, și pe care le-ați stabilit pentru întâlnire.
  • De exemplu, dacă aveți un anumit șablon va arata foarte bine, dar antetul este atât de mult încât distrage atenția, nu ezitați pentru a elimina secțiuni inutile ale antetului la propria sa discreție, atâta timp cât face acest lucru într-un mod care aspectul documentului nu este distrus, sau calendarul arată urât.

    • Partea 2
    Cele mai bune practici pentru utilizarea unei agende

    Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 13
    1
    Mai întâi selectați cele mai importante subiecte. Atunci când planificați întâlniri, este de obicei o bună politică de a pune mai întâi cel mai important subiect în program. Cu aceasta veți obține două lucruri. În primul rând, se asigură că toată lumea poate discuta aceste probleme importante atunci când acestea sunt la cele mai bune și încă nu au obosit la începutul întâlnirii. În al doilea rând, se asigură că, în cazul în care întâlnirea se termină devreme sau anumiți participanți trebuie să plece înainte de sfârșit, subiectele importante au fost deja discutate.
    • Adunarea nu merg întotdeauna conform planului. Ca un mic subiecte, neimportante dispar la finalul unei întâlniri, care se pot pot rezolva, sau mai târziu, pentru a programa o altă întâlnire. Cu toate acestea, dacă sunteți în imposibilitatea de a face față cu principalele teme de discuție, întâlnirea nu a reușit să realizeze unele dintre obiectivele, ceea ce poate fi atât de frustrant și jenant. a pus principalele teme din partea de sus împiedică-vă programul mai ales această problemă.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 14
    2
    Respectați programul agendei dvs., dar fiți flexibili. Când planificați și conduceți o întâlnire, unul dintre cele mai mari pericole este că durează mai mult decât sa planificat. Angajații au de obicei unul nu-i plăcea întâlniri prea lungi și pe bună dreptate, deoarece pot fi incredibil de plictisitoare și pot împiedica oamenii să facă o muncă reală în schimb. Pentru a vă menține întâlnirea pe drumul cel bun, aveți grijă de ceas și, dacă aveți șansa, veți continua politicos să spuneți ceva de genul: "trebuie să mergem la următorul subiect dacă vrem să plecăm aici la timp."
  • Reuniuni a alerga de multe ori cum a fost planificat, cu toate acestea, deci ar trebui să fie pregătit pentru a compensa o parte a reuniunii va dura mai mult decât ai vrut. Fii flexibil în a discuta mai mult posibil, în timp limitat ai pentru întâlnire. De exemplu, atunci când anticipând o parte din întâlnire, puteți scurta discuția în alte părți ale reuniunii dvs., sau părți relativ neimportante ale reuniunii complet omite să se asigure că acesta este trecut la timp.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 15
    3
    Începeți să vă scrieți ordinea de zi cu mult înainte de întâlnire. Deși agendele nu sunt neapărat la fel de importante ca și alte tipuri de documente de afaceri (cum ar fi rapoarte, foi de calcul, date, slide-uri de prezentare, etc.), totuși doriți blog-ul dvs. arata atat profesionale si alunecoasa posibil, mai ales dacă vă împărtășesc acest lucru cu colegii în timpul întâlnirea. Pentru a vă asigura că aveți timp suficient pentru a produce un document de calitate, să înceapă cât mai curând posibil pentru a scrie jurnalul.
  • Începând de la început, vă oferă de asemenea avantajul că puteți primi feedback cu privire la ordinea de zi a ședinței. Împărtășirea unei versiuni preliminare a calendarului cu colegii sau supraveghetorii și solicitarea introducerii acestora vă poate ajuta să remediați defectele și să adăugați detalii lipsă care nu au existat înainte. Dacă așteptați până în ultima secundă pentru a vă scrie ordinea de zi, este posibil să nu aveți timp să cereți acest feedback.
  • Deși puteți să scăpați cu scrierea jurnalelor pentru întâlniri obișnuite, de zi cu zi cu o zi înainte de întâlnire, poate dura săptămâni pentru a pregăti o întâlnire importantă.
  • Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 16
    4
    Partajați ordinea de zi cu participanții la întâlnire. Pentru a vă asigura că toată lumea apare la întâlnire cu cunoștințe deplină asupra subiectului care urmează să fie discutat, veți dori să împărtășiți agenda cu toți în avans. În funcție de cultura companiei în care lucrați, aceasta poate însemna imprimarea unor copii diferite și difuzarea personală a acestora sau pur și simplu trimiterea e-mail a agendei ca atașament. Cu toate acestea, vă răspândiți ordinea de zi, asigurați-vă că nu există erori tehnice înainte de a le trimite.
  • În funcție de importanța întâlnirii, participanții dvs. pot dori să dea ordinea de zi cu cel puțin o oră sau două înainte de întâlnire. Pentru întâlniri importante, importante ar putea fi necesar să trimiteți ordinea de zi cu o zi sau mai mult în avans.
  • Din moment ce oamenii sunt adesea ocupați sau uitați, este o idee inteligentă să aduci o serie de copii suplimentare din ordinea de zi la întâlnire în cazul în care cineva uită de a lor.

    • sfaturi

    • Dacă cineva nu poate participa la întâlnire, ia în considerare unul "Anunțat absent" creați o secțiune în partea de sus a agendei, sau lăsați-le loc și anunțați-o doar în timpul întâlnirii.
    • Un instrument excelent pentru unul productiv întâlnirea folosește "DARV": Obiective, Agendă, Roluri & Responsabilitati. Întâlnirea dvs. trebuie să fie în primul rând una poartă au. Dacă aveți doar o întâlnire pentru a oferi informații, nu pierdeți timpul oamenilor cu o întâlnire. Trimiteți-le un buletin informativ. Obiectivul trebuie să aibă o componentă activă și, dacă este posibil, un produs care să prezinte: "Stabiliți obiectivele trimestriale pentru echipă". Agenda este o listă cu subiectele pe care le abordați pentru a atinge acest obiectiv, cu o limită de timp pentru a vă menține cursul. De exemplu "1. Verificați starea țintelor pentru trimestrul anterior (15 minute); 2. Orice alte sugestii de afaceri pentru obiective (20 de minute); 3. Alegeți top 5 goluri (10 minute) etc." Pentru roluri și responsabilități, stabiliți cine conduce întâlnirea, cine observă și care atribuie puncte de acțiune care rezultă din întâlnire.
    • Dacă firma dvs. are un formular special pentru calendare, utilizați acest formular ca șablon. În unele locuri, este esențial să se respecte formula.
    • În funcție de preferințele colegilor dvs., ar putea fi util să păstrați un termen limită pentru ca oamenii să sugereze idei de pe ordinea de zi. Denumiți data și ora închiderii și respectați-o. Faceți loc pentru adăugări în cazul în care îmbunătățesc ordinea de zi sau când evenimentele înlocuiesc calendarul original.
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Adăugați persoane de contact în Gmail cu un fișier CSVAdăugați persoane de contact în Gmail cu un fișier CSV
    Exportați contacte din OutlookExportați contacte din Outlook
    Creați un calendar în Google DocsCreați un calendar în Google Docs
    Creați un cont AmazonCreați un cont Amazon
    Creați un calendar în ExcelCreați un calendar în Excel
    Creați un calendar în WordCreați un calendar în Word
    Creați o foaie de calcul în ExcelCreați o foaie de calcul în Excel
    Sincronizați persoanele de contact pe Android cu GmailSincronizați persoanele de contact pe Android cu Gmail
    Distribuiți Google CalendarDistribuiți Google Calendar
    Utilizați macrocomenzile în ExcelUtilizați macrocomenzile în Excel
    » » Creați agenda pentru o întâlnire

    © 2011—2021 sedhesrebsit.ru