Începeți o scrisoare bine

Scrierea scrisorilor este o artă în sine, care poate determina dacă vor fi luate în serios cuvintele dvs. sau dacă vor fi ignorate. Indiferent dacă o literă, a scrie o scrisoare unui prieten sau doar un e-mail la un coleg, întotdeauna începe cu o introducere bine scris ar trebui să capta atenția cititorului și impune care citesc în continuare. Învățați cum să abordați destinatarul, cum să scrieți o propoziție de deschidere a atenției și cum să pregătiți o introducere interesantă vă va ajuta să scrieți o scrisoare care merită citită.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imaginea intitulată Începerea unei scrisori Pasul 1

Aflați exact la cine să trimiteți scrisoarea. O salutură personală va atrage atenția unei persoane mult mai repede decât o salutură generală. În plus, aceasta arată că puteți găsi informații de bază esențiale, cum ar fi numele persoanei în care scrieți.

Dacă scrieți o scrisoare de cerere sau alt tip de scrisoare de afaceri, faceți câteva minute pentru a găsi numele destinatarului. De obicei, cu puțină cercetare, veți găsi numele managerului resurselor umane, al unui coordonator al resurselor umane sau al managerului cu care veți avea interviul. Dacă nu găsiți informațiile pe internet, un apel telefonic politicos poate clarifica adesea cui trebuie să vă adresați scrisoarea.
În general, puteți preveni cel mai bine o salutare, cum ar fi "Stimate Domn / Doamnă". O astfel de salutare nu este deloc personală, deci cititorul nu va fi impresionat, ceea ce înseamnă că scrisoarea dvs. nu poate fi amintită, dacă este citită deloc.

De exemplu, imaginați-vă că sunteți cel care acceptă oamenii și primiți două scrisori - unul cu titlul "Dragă Domn / Doamnă" și celălalt cu numele dvs. specific. Care solicitant de locuri de munca te astepti sa-si faca treaba mai bine si merita deci sa o iei?

Imaginea intitulată Inițierea unei litere Pasul 2

Dacă nu puteți găsi numele exact al persoanei pe care o scrieți, nu vă deranjați! Uneori aceste informații sunt ascunse în mod deliberat. În aceste cazuri, "Stimate Domn / Doamnă" este acceptabil.

De exemplu, trimite o scrisoare de recomandare sau o scrisoare oficială către cineva într-o companie care nu știți numele, atunci este bine să utilizeze un salut generic, cum ar fi „Pentru cine poate referi.“

Imaginea intitulată Începerea unei scrisori Pasul 3

Începeți scrisoarea dvs. cu un salut corect. Dacă știți cine scrieți, este pur și simplu "Dragă * numele persoanei *". Cu câteva excepții, o anumită persoană este întotdeauna adresată.

Dacă scrieți o persoană importantă, cum ar fi un funcționar guvernamental, un profesor sau o persoană religioasă, utilizați forma specifică de contact pentru această funcție.

De exemplu, dacă scrieți un Rabin recunoscut, atunci ar trebui să fiți salutul "Dragă rabin * nume * sau" Dragă rabin "- dacă scrieți președintele Statelor Unite, atunci salutul dvs. este" Stimate domn președinte ".

Cele mai multe titluri de afaceri nu necesită o formă specială de contact - "Stimate director executiv Bill Gates", este un exemplu de abordare destul de proastă și foarte sondă. Avocații și oficialii legali sunt excepții importante.

Imaginea intitulată Începeți o literă Pasul 4

Verificați dublu ortografia numele destinatarului. Un nume greșit este foarte insultător și, în special, foarte neglijent.

Nu trebuie doar să fii precaut cu nume străine și titluri de locuri de muncă, dar să fii familiarizat cu cei care te pot greși cu ușurință dacă ești neglijent. Chiar dacă nu cunoașteți diferența dintre John Smythe și John Smith, ambele familii vor lua probabil o astfel de greșeală destul de serios.

Aveți grijă când folosiți titlurile de locuri de muncă ca formă de contact. Folosirea unui titlu de post greșit poate fi considerată foarte insultătoare. Pentru a numi un exemplu, un titlu de loc de muncă echivalent cu "Assistant Regional Manager" și "Assistant to Regional Manager" poate fi confuz.

Imagine intitulată Începerea unei scrisori Pasul 5

Începeți cu o propoziție de deschidere a atenției. Fraza de deschidere a unei scrisori atrage atenția și stabilește tonul restului scrisorii. Comparați scrierea unei scrisori cu pește și gândiți-vă la momeala de pescuit cu teza de deschidere. Vrei să-l tentezi pe cititor să-l prindă cu ajutorul acestei teze de deschidere.

Când scrieți o scrisoare de cerere, doriți ca scrisoarea dvs. să se evidențieze printre toate nenumăratele alte aplicații cu care concurezi. De exemplu, prin evidențierea performanța cea mai unic și interesant la începutul scrisorii dumneavoastră, vă va asigura că veți fi observat cu siguranță și aveți, sperăm, cititorul cred că el sau ea vrea să afle mai multe de la tine.

Împiedicați folosirea unor propoziții bine uzate sau incomode în scrisori de afaceri. O parte din arta scrisului este că folosiți cuvintele potrivite. Rețineți că destinatarul a citit probabil deja o mulțime de scrisori ca ale dvs. Încercați să ieșiți afară!

Evitați expresii precum "Bună ziua. Numele meu este ... "," scriu această scrisoare pentru că ... "sau" m-am gândit să scriu ... ". Acestea apar frecvent, dar ele sunt inutile - Numele dvs. este deja numit în scrisoarea, motivul pentru care scrie ar trebui să fie clar și nimeni nu citește mintea ta - citesc ceea ce scrii.

Imaginea intitulată Începe o literă Pasul 6

Dovediți-vă în primul paragraf. Primul paragraf este o continuare a tezei tale remarcabile de deschidere. Uneori, o singură propoziție este tot ce aveți nevoie pentru a completa primul paragraf.

Încercați să treziți interesul din prima secțiune. Primul tău paragraf este un fel de proces de restul scrisorii dumneavoastră - în cazul în care cititorul primul paragraf nu are nimic, atunci el sau ea citește restul scrisorii dumneavoastră nu s-ar putea. Începeți într-un mod puternic! De exemplu, scrie o scrisoare de intentie si doriți să apelați performanța la locul de muncă, nu începe cu realizările tale puțin importante - probabil cititorul sa oprit lectură înainte de el sau ea a citit cele mai importante realizari!

Fii foarte clar în primul paragraf în scrisori de afaceri și scrisori de intenție cu privire la ce poți face pentru destinatarul tău și de ce scrii.

Când scrieți o propoziție de vârf, cum ar fi "Sunt un angajat cu experiență în domeniul calculatoarelor și știu foarte multe despre computere", cititorul va apărea ca lipsit de sens, care nu interesează cititorul. O piesă precum "Cu anii de experiență pot contribui la succesul magazinului de calculatoare. Îmi pot folosi expertiza pentru a personaliza fiecare tip de client "este deja mult mai specifică și sună ca ceva de care are nevoie cititorul și îl face să fie fascinat și să citească mai departe.

Imagine intitulată Începerea unei scrisori Pasul 7

Stabiliți conexiunea în prima secțiune. Acest lucru este deosebit de important pentru scrisorile de afaceri, în cazul cărora cititorul are puțin timp, astfel încât scrisoarea dumneavoastră să nu fie chiar citită. Primul tău paragraf trebuie să precizeze cine ești și care este scopul scrisorii tale. Dacă este cazul, puteți apela o conversație sau un contact anterior pentru a reîmprospăta memoria cititorului, astfel încât să fie clar cine sunteți din nou. Poți să spui cine te-a referit. Bineînțeles că trebuie să clarificați cât de minunat sunteți, dar aveți grijă și evitați să fiți concepuți drept drepturi de laudă.

De exemplu, o declarație precum "Eu scriu despre afacerea noastră pe podul din 20 iunie" raportează foarte specific ce este subiectul scrisorii. Declarațiile ca acestea sunt foarte utile pentru cititori - acestea includ detalii de contact anterior și rechemare într-un mod prietenos pe care contactul a fost astfel încât să scrisorii dumneavoastră este o continuare a unei conversații anterioare, mai degrabă decât o întrerupere bruscă și potențial irelevantă.

Vino la punct. Nimeni nu are sens pentru a citi texte lungi exagerate - și de ce v-ar face dificil de citit dacă ai scrie o scrisoare către cineva nevoie de ceva?

Încercați să faceți primul paragraf concis și ușor de citit, precum și interesant. Dacă sună așa de greu, bine ... atunci știi de ce scrierea literelor este o artă în sine!

sfaturi

Lăsați un salut ("Dragi și cei") în corespondența de rutină și informală. Exemple sunt scrisorile trimise în cadrul unei companii sau e-mailurile personale, memorandumurile și raportarea formală.

O scrisoare este diferită de un memorandum, un anunț sau o scrisoare deschisă, deoarece este adresată unei singure persoane. De exemplu, scrierea unei cereri care vizează o mulțime de oameni diferite pe care le doriți să facă ceva, sau observați că ceva sa întâmplat sau se va întâmpla, ia în considerare formatul mesajului decât să se adapteze.

Dacă trimiteți o scrisoare importantă, faceți o copie. Din orice motiv doriți o copie pentru dvs., de îndată ce scrisoarea dvs. este trimisă, este dispărută și poate fi inteligent să fi făcut o copie.

Informalitatea are două părți - poate îmbunătăți scrisoarea dvs. sau o poate distruge. Un ton informal poate face ca scrisoarea dvs. să iasă în evidență și vă poate ajuta să vă clarificați punctul de vedere, dar poate să apară și neprofesionist și ușor de înțeles. Depinde doar de destinatar. Dacă nu sunteți familiarizați cu destinatarul dvs., știți că informalitatea poate fi riscantă.

Este foarte util dacă puteți exprima lucruri importante în câteva cuvinte, cu siguranță într-un context de afaceri. Pentru candidați, abilitatea de a comunica bine și concis în scrisoarea dvs. de cerere este primul dvs. test. Luați mai mult timp pentru aceste scrisori pentru a vă asigura că stăpâniți complet baza, cum ar fi folosirea unei salutări corecte.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit