Scrieți o scrisoare de referință

Dacă aveți o poziție de management, fie la o companie sau la o școală sau universitate, fie ca voluntar într-o asociație sau o organizație non-profit, este posibil ca ai cerut, ocazional, pentru cineva să scrie o scrisoare de recomandare. Oamenii au nevoie adesea de o scrisoare de recomandare sau o referință pentru a candida la un loc de muncă sau pentru a aplica pentru un anumit curs, curs sau studiu. Scrisoarea de recomandare pe care scrie trebuie să fie o impresie formală în termeni de design și în ceea ce privește tonul și calități sau abilități pozitive ar trebui să prezinte pentru a sublinia activitatea comportamentului candidatului.

conținut

Pași
Partea 1formatul unei scrisori de referință
Partea 2faceți o primă configurare
Partea 3Închideți litera de referință
Avertismente

pași

Partea 1
Formatul unei scrisori de referință

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 1

Introduceți scrisoarea pe computer utilizând un program de procesare a textului. Poate părea mult mai personal să scrii scrisoarea cu mâna, dar o scrisoare tipărită este mult mai profesionistă. O scrisoare tipărită este, de asemenea, mult mai ușor de citit pentru destinatar.

Utilizați un program special de procesare de text pentru litere, mai degrabă decât programul obișnuit de scriere pe computer. De exemplu, în programele de procesare a textului standard nu veți găsi toate posibilitățile de care aveți nevoie pentru aspectul scrisorii dvs.
În cazul în care candidatul vă solicită să trimiteți scrisoarea prin e-mail, este necesar să introduceți o scrisoare separată pe care o puteți semna cu mâna, astfel încât să puteți trimite scrisoarea semnată apoi anexată în format pdf cu e-mail de-a lungul, În loc să scrieți pur și simplu litera din e-mail.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 2

Găsiți modelul unei scrisori de afaceri. Aplicația de procesare a textului pe care o utilizați are, de obicei, mai multe șabloane care vă permit să alegeți cu ușurință formatul potrivit pentru scrisoarea dvs. Șablonul clasic pentru o scrisoare de afaceri are, în mod normal, margini fixe și alte setări predefinite, astfel încât nu trebuie să le setați manual.

În majoritatea aplicațiilor de procesare a textului puteți alege din diferite formate standard pentru litere. Alegeți modelul pentru o scrisoare oficială, de afaceri și nu formatul destinat unei scrisori personale sau informale.

Alegeți un font tradițional, ușor de citit, cum ar fi Times New Roman sau Helvetica.

De obicei, în partea principală a scrisorii, se decide să se lase două linii deschise între paragrafe, fără a intra în ea. Dacă alegeți să faceți salt la începutul fiecărui paragraf, nu este necesar să lăsați două linii deschise între paragrafe.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 3

Introduceți numele și adresa. În partea de sus a primei pagini a literei, introduceți numele și adresa pentru a fi exact în colțul din dreapta sus al paginii. Numele și adresa destinatarului vă plasează în partea stângă a paginii.

Intenția este să includeți în scrisoare informații suplimentare de contact, cum ar fi un număr de telefon sau o adresă de e-mail pe care puteți fi contactat direct.

Dacă utilizați un antet care conține deja detaliile dvs. de contact, în principiu nu este necesar să vă înregistrați din nou numele și adresa. Numai dacă utilizați papetărie care se referă la întregul dvs. angajator și nu la dvs. personal, va trebui, de asemenea, să adăugați propriile date.

Sub această adresă, dacă este corectă, o linie urmează data. În funcție de modelul pe care îl utilizați, este posibil să existe și o regulă pentru subiect. Ca subiect puteți completa pur și simplu: "Subiect: Scrisoare de recomandare pentru", urmată de numele candidatului.

În majoritatea cazurilor, veți dori să adresați scrisoarea unei anumite persoane. Dacă scrisoarea va fi citită de mai multe persoane, adresați-o doar "comitetului de selecție" sau "comitetului de admitere". Dacă este posibil, discutați cu candidatul pentru a afla cine vă poate adresa cel mai bine scrisoarea.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 4

Utilizați papetărie cu un antet dacă aveți. Dacă angajatorul dvs. are papetărie specială sau aveți propriul papetărie personală, aceasta va face ca scrisoarea să pară mai profesionistă. În ambele cazuri, asigurați-vă că imprimați litera pe hârtie de bună calitate.

Apariția scrisorii oferă o impresie atât pentru candidatul, cât și pentru tine. Prin urmare, puteți să vă asigurați că scrisoarea pare cât mai profesională posibil.

Hârtia albă de bună calitate este bine. Nu folosiți niciodată hârtie de copiat ieftine. Birourile bune pot fi găsite în orice magazin de cărți de birou sau într-una din cele mai bune case de apă.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 5

Faceți un prim proiect. Este de obicei o idee bună să vă organizați mai întâi gândurile despre candidat înainte de a scrie scrisoarea. Faceți o listă cu proprietățile pe care doriți să le includeți în literă și apoi alegeți cele mai puternice puncte.

Rețineți că scrisoarea dvs. nu trebuie să acopere mai mult de o pagină. O scrisoare de recomandare academică poate avea o lungime de până la două pagini.

Acest lucru vă oferă spațiu pentru aproximativ trei paragrafe scurte în partea de bază a scrisorii dvs. Deoarece spațiul este criteriul cel mai important, va trebui să scrieți într-un mod eficient, astfel încât fiecare cuvânt să conteze.

Uneori poate fi o idee bună să vorbiți din nou cu candidatul în timp ce lucrați la proiectarea scrisorii. Încercați să aflați mai multe despre locul de muncă sau despre curriculumul pe care îl solicită sau pe care dorește să îl depună și despre ce calități sau aptitudini sunt apreciate de persoana care va revizui scrisoarea.

Partea 2
Faceți o primă configurare

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 6

Prezentați-vă pe dumneavoastră și pe candidat. Dacă totul merge bine, subiectul scrisorii dvs. va urma o linie începând cu "Dragă", urmată de numele persoanei care va primi scrisoarea. În următoarea propoziție de deschidere, veți apela numele dvs., numele candidatului și motivul scrisorii dvs.

Explicați-vă relația cu candidatul și cât timp îi cunoașteți deja. Dacă aveți anumite calificări care fac referința dvs. mai valoroasă, atunci ar trebui să o menționați și ea.
Confirmați detaliile relevante pentru aplicația sau înregistrarea candidatului. Dacă lui sau ei sunt lider profesional, atunci trebuie să menționeze numele companiei și atât propria poziție ca poziția candidatului (în cazul în care este de cel puțin relevant), cât timp a lucrat candidat pentru companie și cât timp ați fost supraveghetorul său.
De exemplu, puteți scrie: "Ma numesc Ben de Bie și lucrez ca șef al departamentului de la Spijkerbroekenfabriek. Vă scriu această scrisoare de recomandare pentru Jaap Jansen, care a lucrat sub conducerea mea la Spijkerbroekenfabriek pentru ultimii cinci ani.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 7

Apoi numiți cel puțin trei abilități sau caracteristici excepțional de bune pe care le are candidatul. Imediat după introducerea dvs., includeți o propoziție în care menționați caracteristicile și / sau abilitățile pe care le veți descrie mai detaliat în partea principală a scrisorii.

Tipul de abilități sau caracteristici pe care îl includeți în această secțiune depinde atât de relația dvs. cu candidatul, cât și de scopul scrisorii dvs. Într-un așa-numitul caracter de referință este destinat să fie menționate în caracteristicile scrisoare exclusive, și ar trebui să se concentreze o referință pentru un loc de muncă în competențele specifice primul loc domina candidatul și să facă el sau ea pentru lucrarea în cauză.

Scrisorile de recomandare academică reprezintă într-o anumită măsură o combinație a acestor două tipuri de scrisori. În plus față de competențele care fac candidatul potrivit pentru un anumit program de studiu sau studiu, puteți adăuga, de asemenea, trăsături de caracter, cum ar fi inteligența sa sau faptul că candidatul este curios în natură.

Aceasta ar trebui să fie ultima teză a primului tău paragraf. Trebuie doar să enumerați abilitățile sau caracteristicile - le veți discuta mai departe în paragraful următor. Ați putea, de exemplu, scrie: "Pe baza experienței mele, pot spune că Jaap Jansen are capacitatea de anduranță, abilitățile organizaționale și de comunicare să fie un plus de valoare pentru compania dvs."

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 8

Dați exemple pentru ilustrare. În al doilea paragraf din scrisoarea dvs. de recomandare, veți oferi mai multe detalii despre fiecare dintre abilitățile sau atributele pe care le-ați menționat la sfârșitul paragrafului introductiv.

Nu uitați că spațiul este un criteriu important și că scrisoarea nu ar trebui să fie prea lungă. Prin urmare, este bine să încercați să găsiți un exemplu concret care să ilustreze cel puțin două și dacă nu toate cele trei caracteristici sau abilități pe care le-ați menționat în introducere.

Ceva concret pe care l-ați observat de la candidat și care arată abilitățile sau caracteristicile pe care le-ați menționat este cel mai eficient mod de a clarifica ce vrei să spui.

De exemplu, puteți scrie: „Jaap Jansen mi-a arătat că el este capabil de a efectua mai multe sarcini simultan și o varietate de activități legate de ansamblul sau imprimarea butoanelor de pe termen, în același timp. De exemplu, el a oferit voluntar o singură dată pentru a face o muncă suplimentară atunci când a prevăzut că producția ar fi amânată pentru că mai mulți angajați erau bolnavi. El și-a asumat în mod regulat responsabilități suplimentare și a fost suprasolicitat, în timp ce, în același timp, a jucat un rol activ în comunitatea și familia sa.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 9

Scrieți paragraful de închidere. În cel de-al treilea și ultimul paragraf, puteți ajunge într-un mod pozitiv prin re-enumerarea și rezumarea abilităților sau calităților pe care le puneți în centrul scrisorii dvs. De asemenea, puteți indica faptul că sunteți de părere că candidatul este potrivit pentru postul respectiv sau pentru programul sau programul de studiu pe care intenționează să solicite sau pentru care a solicitat acest lucru.

Acest paragraf nu trebuie să depășească două sau trei fraze. Într-o propoziție puteți rezuma esența literei și puteți recomanda candidatul. Puteți include, de asemenea, o propoziție în care faceți referire la exemplul din al doilea paragraf la activitatea viitoare.

Puteți scrie, de exemplu: "De atunci, am păstrat întotdeauna mintea lui Jaap Jansen în evaluarea muncii celorlalți angajați ai mei. Cu abilitățile sale de anduranță, organizare și de comunicare, Jaap ar fi un plus de valoare pentru compania dvs. "

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 10

Invitați să adresați întrebări de urmărire. În ultima propoziție a scrisorii dvs., este mai bine să menționați cel mai simplu mod pentru destinatar să vă contacteze dacă el sau ea are întrebări sau doriți să discutați împreună cu dvs. informațiile din scrisoare.

Denumiți un mod specific în care destinatarul vă poate contacta, inclusiv zilele și orele în care puteți sau nu puteți fi contactat.

Tu scrie: „Dacă aveți orice întrebări sau experiențele mele cu Jaap dori să discute un mod mai cuprinzător, nu ezitați să mă sunați pentru a înregistra la (020) 123 45 67. Pe această problemă sunt de obicei de luni până vineri de la 09:00 la 17:00. "

Partea 3
Închideți litera de referință

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 11

Verificați-vă cu atenție scrisoarea. O scrisoare cu erori de joc sau gramatică și utilizarea incorectă a semnelor de punctuație nu numai că oferă o imagine negativă a candidatului, dar și a dumneavoastră. În funcție de tipul de loc de muncă, de curs sau de formare pe care candidatul la înregistrat, o scrisoare de recomandare prost verificată poate avea o influență negativă.

Programul de procesare de text pe care l-ați folosit probabil are o funcție de verificare a ortografiei și / sau a gramaticii, dar nu trebuie niciodată să aveți încredere orbește în aceste funcții.
Imprimați o versiune draft a scrisorii dvs. și citiți-o cu atenție. Citind scrisoarea din spate în față, uneori vedeți greșeli pe care le-ați trecut cu vederea când citiți scrisoarea din față în spate.
De asemenea, puteți citi scrisoarea cu voce tare. Acest lucru vă poate ajuta să descoperiți erori gramaticale, precum și fraze sau structuri ciudate care sunt confuze sau dificil de citit. Dacă vă aflați în timp ce le citiți cu voce tare, verificați dacă puteți rescrie acele propoziții pentru a le citi mai ușor.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 12

Pune semnătura sub scrisoarea. Trebuie să încheiați scrisoarea dvs. cu o propoziție finală oficială, cum ar fi "Cu stimă", urmată de spațiu pentru semnătura dvs. Sub acesta trebuie să introduceți numele dvs. complet, chiar sub locul unde vă veți pune semnătura. Opțional, puteți pune și informații de contact sub numele dvs., dar acest lucru nu este neapărat necesar.

După ce ați verificat cu atenție scrisoarea și sunteți siguri că nu conține erori, puteți imprima o copie pe antet cu un logo sau pe papetărie albă de bună calitate.

Puneți semnătura sub scrisoarea cu cerneală albastră sau neagră.

Faceți o copie a scrisorii semnate pentru propria dvs. arhivă. Faceți de asemenea o copie pentru arhiva personală a candidatului. Dacă trimiteți scrisoarea din funcție oficială în calitate de supraveghetor al candidatului, este posibil să trebuiască să faceți oa treia copie pentru arhiva companiei.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de referință Pasul 13

Trimiteți scrisoarea. Cereți candidatului să trimită scrisoarea către destinatar și să urmeze aceste instrucțiuni. Dacă trimiteți scrisoarea prin e-mail, puteți lua în considerare și trimiterea unei copii tipărite a scrisorii prin poștă obișnuită.

În special, dacă scrieți o scrisoare de recomandare academică sau o scrisoare de recomandare pentru obținerea unei licențe profesionale, este posibil ca cerințele suplimentare să fie atașate scrisorii.

Uneori puteți da pur și simplu scrisoarea candidatului, după care îl va trimite destinatarului, dar în alte cazuri trebuie să-l trimiteți direct destinatarului și nu intenția ca acesta să dețină scrisoarea. obține.

În orice caz, este de obicei mai bine să trimiteți scrisoarea direct destinatarului, în locul acestuia prin intermediul candidatului. În felul acesta, destinatarul final știe că candidatul nu a schimbat conținutul scrisorii.

Acordați atenție ultimei date de depunere. Desigur, doriți să împiedicați ca scrisoarea dvs. să vină prea târziu sau să nu fie tratată. Acest lucru ar da o impresie proasta candidatului sau va asigura ca el sau ea nu poate obtine acest job de vis sau nu este admis la formarea pe care o doreste.

avertismente

Rămâneți pozitivi și încercați să nu menționați slăbiciunile sau alte calități mai puțin bune pe care le poate avea candidatul.
Dacă credeți că nu puteți menționa suficiente lucruri pozitive despre candidat, ar fi mai bine să nu răspundeți solicitării de a scrie o scrisoare de recomandare.
Nu uitați că, scriind o scrisoare de recomandare, vă periclitezi de fapt reputația proprie. Prin urmare, este mai bine să nu faceți acest lucru dacă nu aveți încredere deplină în aptitudinea sa pentru locul de muncă pentru care solicită.
Nu menționați în scrisoare sexul, originea sau vârsta candidatului, nici dacă candidatul are un handicap sau alte informații privind situația fizică sau culturală a candidatului. Acestea sunt calități pe care destinatarul scrisorii dvs. nu trebuie să le ia în considerare atunci când decide dacă să accepte sau nu candidatul.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit