Scrierea unei scrisori de plângere la o companie

Scrierea unei scrisori de plângere este ceva ce majoritatea oamenilor trebuie să facă la un moment dat. Indiferent dacă sunteți nemulțumit de un produs sau serviciu al unei companii, este de obicei posibil să rezolvați problema într-un mod care este benefic pentru ambele părți, printr-o scrisoare de plângere fermă, dar politicoasă. Scrierea unei companii de reclamații nu ar trebui să fie dificilă sau înfricoșătoare - trebuie doar să afișați clar faptele și să cereți politicos o soluție.

pași

2

Vino repede la punct în scrisoarea ta. Prima regulă a scrisorii dvs. trebuie să indice clar de ce scrieți scrisoarea și care este exact plângerea dvs. Oferiți cât mai multe informații relevante, inclusiv data, ora și locul în care ați efectuat achiziția sau ați primit serviciul, precum și numerele de serie sau de model relevante.

3

Menționați în mod specific ce rezultat sau remediu doriți să vedeți. Dacă doriți înlocuirea, banii înapoi, o reparație sau orice altă formă de compensare, vă rugăm să menționați în mod clar acest lucru în al doilea paragraf. Acest lucru vă va ajuta să vă împiedicați să primiți o scrisoare standard și îi dați destinatarului ceva pentru a începe.

4

Includeți copii ale documentelor justificative. Acestea pot fi chitanțe, certificate de garanție, copii ale cecurilor pe care le-ați trimis și, dacă este cazul, fotografii sau videoclipuri. Toate documentele trebuie să fie însoțite de scrisoarea dvs.

5

Dați-le un anumit timp pentru a rezolva problema. Vă poate ajuta să acordați o perioadă exactă de timp în care doriți ca problema să fie rezolvată. Acest lucru vă va oferi pacea minții și veți ajuta la rezolvarea rapidă a problemei.

6

Închideți scrisoarea în mod respectuos. Mulțumiți destinatarului pentru ajutorul său și spuneți-i cum și când vă pot contacta pentru a rezolva problema. Acest lucru va face munca lor mult mai ușoară, astfel încât să puteți aștepta la un rezultat mai eficient.

2

Fii concis. Reprezentanții serviciului de relații cu clienții pot primi sute de scrisori pe zi, deci este esențial să ajungeți rapid la acest punct, astfel încât aceștia să știe cu exactitate ce anume au de îndată ce încep să citească. Dacă scrisoarea dvs. este prea lungă sau detaliată, cititorul o va citi global și, în cele din urmă, nu are nicio idee clară despre problema exactă sau despre soluția dorită.

3

Respectul forțat. Respectarea respectului în scrisoarea dvs. stabilește tonul potrivit și permite companiei să știe că reclamația dvs. trebuie luată în serios. Acest lucru este valabil mai ales pentru plângerile mai grave, care pot avea consecințe financiare semnificative.

4

Trimiteți scrisoarea în mod clar și corect. După cum sa menționat mai sus, organiza profesional scrisoarea dvs. va avea un impact pozitiv asupra modul în care este primit reclamația dvs., Pune numele, adresa și data stânga sus, urmată de numele sau titlul persoanei căreia îi scrieți împreună cu adresa firmei, chiar deasupra textului scrisorii.

5

Verificați ortografia și gramatica. Ortografia și gramatica incorecte pot avea un impact negativ asupra modului în care reclamația dvs. este primită. Asigurați-vă că utilizați un dispozitiv de verificare a ortografiei pe computerul dvs. înainte de a imprima scrisoarea sau dacă citiți altcineva înainte de ao trimite.

2

Lucrați în structura de comandă. Dacă nu reușiți să vă ocupați de directorul departamentului de relații cu clienții, încercați să aflați cine este plasat mai sus și scrieți acelei persoane. De fiecare dată când urci scara, indiferent dacă este de la serviciul de relații cu clienții cu directorul cu vicepreședintele la CEO, adaugi corespondența pe care ai avut-o la nivelul anterior. În acest fel, noul dvs. reprezentant la companie știe ce se întâmplă, iar problema poate fi rezolvată probabil fără un proces.

3

Dacă doriți să începeți un proces, mergeți la un avocat. El sau ea va ști ce să facă. Amintiți-vă că acțiunea în justiție este o ultimă soluție și dacă începeți imediat să vorbiți despre aceasta în scrisoarea dvs., stabiliți un ton negativ și riscați ca cererile de compensare să se încheie într-o situație dificilă. De asemenea, poate deveni negativ pentru dvs. dacă observă că blufați.