Scrieți un raport de stare

Un raport de stare poate părea un loc de muncă, dar scrierea acestuia poate fi de fapt o bună ocazie de a comunica cu conducerea. Indiferent de proiectul pe care lucrați, concentrați-vă pe oferirea de detalii specifice care descriu bugetul și progresul proiectului. Puneți cele mai importante informații într-un rezumat la început. Apoi continuați cu cele mai importante detalii în care proiectul este descris în termeni de rezultate și provocări. Păstrați lucrurile scurte, dar informative, iar managementul este încântat.

conținut

Pași
Partea 1configurați-vă raportul
Partea 2adăugați totul împreună

pași

Partea 1
Configurați-vă raportul

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 1

Concentrați-vă pe costuri și pe calendar. Managerii, indiferent de proiectul pe care lucrați, doresc să știe cum stau lucrurile în ceea ce privește bugetul și progresul. Creați-vă raportul cu informații despre modul în care proiectul este financiar. În plus, faceți unele remarci cu privire la faptul dacă proiectul este sau nu pe drumul cel bun în timp.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 2

Fii sincer despre probleme. Dacă știți că există probleme cu costurile proiectului și progresul, nu-i ascundeți. Aceasta va duce doar la probleme mai mari mai târziu. În schimb, gândiți-vă la modul în care aceste probleme se referă la lucruri care merg bine.

Dacă proiectul vizează, de exemplu, producerea și transportul a 1000 de tricouri pe 1000 de euro, ați putea fi îngrijorați dacă ați făcut doar 300, dar ați cheltuit deja 500 de euro.

De asemenea, ați putea vedea că sunteți cu două zile înainte de program și faceți un comentariu despre asta.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 3

Oferiți soluții pentru probleme. O parte a intenției unui raport de stare este de a ajuta managerul să decidă pașii următori. Vă puteți ajuta sugerând soluții la anumite probleme pe care le puteți observa. În timp ce configurați raportul, faceți note despre modul în care soluțiile dvs. sunt relevante pentru costuri și progrese.

De exemplu, în cazul în care compania dvs. de tricouri este înaintea programului și se încadrează în buget, ați putea vedea acest lucru ca un motiv pentru a stimula producția și pentru a obține afacerea în echilibru.

Partea 2
Adăugați totul împreună

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 4

Dați raportului un titlu. Începeți un raport scris cu un rezumat scurt, titlul și data. Deoarece rapoartele de stare ar trebui să fie scurte, aceasta nu trebuie să fie pe o pagină de titlu separată. Dacă trimiteți raportul prin e-mail, puteți fi suficient pentru un subiect clar, astfel încât managerul dvs. să știe despre ce e vorba despre e-mail.

Ceva ca "Raportul privind transportul Parker în august 2017" este bine.
Furnizați întotdeauna date astfel încât să fie clar în ce perioadă raportați.
Dacă compania dvs. utilizează formate specifice pentru raportare, asigurați-vă că le folosiți și ele.

Imaginea intitulată Scrie un raport de stare Pasul 5

Începeți cu un rezumat. Managerii sunt ocupați și trebuie să vadă imediat cele mai importante informații. Câteva rânduri de la începutul raportului indică esența cauzei, care explică pe scurt modul în care proiectul funcționează în termeni de buget și progres.

Încercați să vă asigurați că managerul dvs. văd toate informațiile din minutele din prima lectură ale raportului.

De exemplu, puteți începe raportul dvs. cu ceva direct precum: "Parker Transport este în prezent în avans. Am cheltuit 50% din buget și am obținut 30% din produs. Putem reduce costurile prin accelerarea producției. "

Dacă managerii sunt mulțumiți de ceea ce văd la început, ei știu deja suficient. Dacă în rezumat există ceva care indică o problemă, aceștia pot trece rapid de acolo la informațiile relevante din raport.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 6

Dați cele mai relevante detalii. Scrieți cele mai importante rezultate până acum și concentrați-vă asupra reperelor și datelor-cheie. Informați managerul dvs. cu privire la rezultate în loc de activități.

Nu scrie ceva de genul "liderii noștri de producție, Frank și Sandra, au făcut o treabă bună. Frank este întotdeauna acolo foarte devreme, iar Sandra este întotdeauna ultimul care pleacă, pentru a ne asigura că am produs totul la timp ".

Subliniați în schimb datele cheie: "Suntem cu 20% mai devreme decât programul, deoarece managerii de producție (Frank și Sandra) au crescut timpul de producție cu două ore pe zi".

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 7

Organizați faptele. Aici puteți concentra raportul asupra stilului managerului dvs. Dacă știți modul de lucru al managerului dvs., puteți adapta raportul în consecință. Dacă nu sunteți sigur, concentrați-vă pe un scurt rezumat direct, într-un stil pe care îl cunoașteți bine.

Dacă managerul dvs. dorește să vadă povestea mare, puteți numi un capitol "Rezultate", un alt "Provocări" și oa treia "Soluții".

Pentru un manager care îi place să vadă lucrurile cronologic, încercați un capitol "Progresul în această săptămână" urmat de "Pașii următori".

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 8

Utilizați rezumate. Managerii trebuie să primească informațiile de care au nevoie rapid și într-un mod ușor de citit. Paragrafele sunt prea lungi pentru a citi și a deghiza informațiile cheie. Dar cu liste este ușor de scanat prin raport.

În cazul în care managerul sau compania solicită în mod specific un raport complet scris, trebuie, bineînțeles, să îndepliniți această dorință.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 9

Adăugați elemente vizuale, dacă este necesar. Unii manageri consideră că este util să adăugați indicii vizuale pentru a explica modul în care se desfășoară un proiect. De exemplu, în plus față de un glonț cu privire la costuri, în cazul în care merge bine, ați putea seta o lumină verde, dar o lumină portocalie lângă una despre progres, dacă sunteți puțin în urmă.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 10

Verificați-vă raportul și schimbați-l acolo unde este necesar înainte de al trimite managerului. Vor apărea niciodată greșeli grave și sentințe care nu funcționează, chiar și într-un raport scurt, relativ informal. Nu vă bazați exclusiv pe verificarea electronică a ortografiei și a gramaticii. Uitați-vă să păstrați raportul scurt și să îndreptați ceea ce se poate face în continuare (cum ar fi adverbiile și adjectivele inutile).

De exemplu, evitați expresii cum ar fi "Vânzările din august se desfășoară bine, cea mai bună lună până acum, grație eforturilor cu adevărat remarcabile ale lui Marie și Sam".

Puteți spune același lucru mult mai scurt: "Vânzarea în august este cea mai bună până acum, datorită muncii grele a lui Marie și a lui Sam".

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 11

Raportați cel puțin o dată pe lună, dacă nu aveți alte instrucțiuni. Compania dvs. vă poate cere să trimiteți rapoarte de stare conform unui anumit orar, cum ar fi săptămânal sau biweekly. Raportarea cel puțin o dată pe lună este în general bună pentru a vă menține managerul la zi. Contactați-l dacă nu sunteți sigur când trebuie să primiți rapoartele de stare.

Dacă managerul dvs. dorește să obțină rapoarte mai puțin frecvent, evident că faceți ceea ce vi se cere să faceți.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit