Generați automat rapoarte în Excel

Una dintre funcțiile principale ale Microsoft Excel este abilitatea de a genera rapoarte. Puteți crea foi de calcul interactive pentru a ușura accesul altor utilizatori la introducerea datelor într-un registru de lucru și este, de asemenea, posibilă generarea automată a rapoartelor. Ambele funcții necesită o anumită cunoaștere a Visual Basic. Mai jos sunt pașii pentru a efectua ambele sarcini.

conținut

Pași
Metoda 1crearea unei foi de calcul interactive
Metoda 2automatizați generarea de rapoarte
Sfaturi

pași

Metoda 1
Crearea unei foi de calcul interactive

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 1

Decideți asupra aspectului foii de calcul. Foaia de calcul trebuie să fie aranjată astfel încât alți utilizatori să poată găsi rapid câmpurile pentru introducerea datelor.

Puteți orienta foaia de calcul orizontal sau vertical. Cei mai mulți utilizatori vor găsi un aspect vertical mai ușor de a lucra cu, mai ales dacă doriți ca acestea să fie în măsură să imprime foaia de calcul.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 2

Faceți titluri pentru foaia de calcul. Plasați un antet deasupra fiecărei coloane, precum și în celula din stânga fiecărei celule din coloana în care doriți să plasați câmpurile de introducere.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 3

Apăsați simultan tastele Alt și F11. Aceasta deschide editorul Microsoft Visual Basic.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 4

Faceți dublu clic "Acest registru de lucru" în fereastră "Proiect-Proiect VBA" în partea stângă sus. Aceasta deschide o fereastră de codificare în fereastra principală a editorului.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 5

selecta "procedură" prin introducerea în meniul principal. Se deschide caseta de dialog Introducere procedura.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 6

Introduceți un nume pentru procedură în câmpul Nume. Dați procedurii un nume semnificativ, cum ar fi "Cheltuieli totale" dacă foaia de calcul interactivă va fi utilizată pentru urmărirea costurilor de călătorie. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog.

Numele procedurii dvs. nu poate conține spații, dar puteți utiliza o bordură (_) în loc de spațiu.

Când se închide caseta de dialog Insert Procedure, veți vedea o linie "Public Sub", urmată de numele procedurii. Sub linia vedei un spațiu și cuvintele "End Sub".

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 7

Introduceți codul pentru fiecare câmp de introducere în foaia de calcul. Veți scrie două rânduri de cod pentru fiecare intrare.

Prima linie de cod este `Range ("numele celulei"). Selectați, unde "numele celulei" celula trebuie să reprezinte locul unde apare câmpul de intrare. Aceasta este celula direct în dreapta unei etichete de text - există o etichetă de text în celula A2, atunci există un câmp de intrare în celula B2, deci (Interval ("B2"). Selectați). Asigurați-vă că ghilimele sunt în jurul numelui celulei, dar nu în jurul întregului bloc de cod.

A doua linie de cod arată ca "ActiveCell.Value = InputBox ("Prompt de intrare") ", adevărat "Prompt de intrare" textul este afișat utilizatorului pentru a indica ce tip de date trebuie introdus. De exemplu, dacă costul meselor trebuie introdus în celula de intrare, atunci înlocuiți "Prompt de intrare" cu "Introduceți un total de toate mesele, inclusiv sfaturile." (Plasați ghilimele în jurul textului de intrare, dar nu în jurul întregii comenzi).

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 8

Introduceți codul pentru fiecare câmp de calcul. Utilizați aceleași două linii ca mai sus, dar de această dată ActiveCell.Value este o funcție de calcul, cum ar fi SUM, în loc de funcția InputBox, așa cum este utilizat pentru a afișa mesajul de intrare.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 9

Adăugați o regulă de cod pentru a salva foaia de calcul interactivă. Codul este "ActiveWorkbook.SaveAs Numele fișierului: ="numefișier.xls" ", unde "Numele fișierului" numele este din foaia de calcul interactivă. (Introduceți ghilimele în jur "numefișier.xls"dar nu în jurul exemplului complet).

Și, dacă aveți Excel 2007 sau mai târziu, puteți ieși din „xls se înlocuiește cu“ .xlsx“, dar, în cazul în care unele dintre utilizatorii de foi de calcul interactiv folosind Excel 2003 sau mai devreme, atunci nu va fi în măsură să foaie de calcul pentru a utiliza fără un plug-in.

Imaginea intitulată Automatizarea rapoartelor în Excel Pasul 10

Apăsați simultan pe Alt și pe Q. Aceasta închide editorul Visual Basic.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 11

Apăsați pe Alt și pe F8 în același timp. Aceasta deschide fereastra Macro.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 12

Faceți clic pe numele procedurii dvs. din lista Macro. Dacă aceasta este singura procedură din listă, aceasta va fi selectată automat.

Imaginea intitulată Automatizarea rapoartelor în Excel Pasul 13

Faceți clic pe butonul Opțiuni. Veți fi rugat acum să alegeți un caracter pentru a face o combinație de taste cu tasta Ctrl. Alegeți o literă semnificativă care nu este încă utilizată ca o comandă rapidă, cum ar fi "i" pentru "intrare".

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 14

Faceți clic pe "OK" pentru a închide fereastra Opțiuni macro. Acum puteți distribui foaia de calcul interactivă utilizatorilor potențiali. După deschidere, pot utiliza comanda rapidă pentru a permite introducerea datelor și urmați notificările pe care le-ați făcut pentru introducerea datelor.

Metoda 2
Automatizați generarea de rapoarte

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 15

Asigurați-vă un raport Turn Turn. Au fost create tabele pivot pentru crearea de date de ansamblu a datelor, astfel încât să puteți compara numerele și să recunoașteți tendințele. Pivotul dvs. ar trebui să fie conectat la date din altă parte a foii de calcul sau să fie importat dintr-o bază de date.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 16

Scrieți un script Visual Basic pentru a deschide și a închide raportul. Scriptul trebuie să îndeplinească funcțiile de mai jos. Fiecare funcție este descrisă, urmată de codul care trebuie implementat între paranteze pătrate. Când scrieți codul actual scrieți într-un singur bloc, înlocuiți numele eșantion cu propriile nume, și să ia parantezele la care întregul eșantion nu sunt incluse.

Deschideți foaia de calcul în modul numai pentru citire. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel.App") Xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open excelloc numefișier.xls, 3]

Modificarea datelor și salvați raportul (aici ca PDF cu data de timbru). [Truexlapp.activeworkbook.RefreshAllxlapp.activeworkbook.ExportAsFixedFormat xlTypePDF, pdfloc reportname_ & DatePart ("aaaa, Acum () & "-" & Corect (dreapta"0" & DatePart ("m", Acum ()), 2) & "-" Corect (dreapta"0" & DatePart ("d", Acum ()), 2) & ".pdf"] Dacă documentul de ieșire este într-un format diferit, înlocuiți ".pdf" cu ieșirea corectă pentru formatul respectiv.

Închideți foaia de calcul fără să o salvați și închideți Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]

Utilizați „.xlsx“ în loc de“.xls` ca ieșire numele foii de calcul, în cazul în care foaia de calcul este salvat în format bazat pe XML pentru Excel 2007 și mai târziu.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 17

Scrieți un script batch în Notepad (și salvați-l mai târziu ca ".bat") pentru a porni scriptul Visual Basic. Acest lucru este necesar pentru ca scriptul Visual Basic să ruleze automat. Fără script-ul batch, scriptul VB trebuie executat manual.

Este script-ul în acest format, înlocuiți directorul specificat și numele de fișier decât de unul singur, și lăsați parantezele off [CScript / rologo fileloc script.vbs]

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 18

Scrieți un script batch pentru a verifica dacă fișierul de ieșire există atunci când este creat. Scriptul trebuie să descrie funcțiile de mai jos. Fiecare funcție este urmată de un cod care trebuie implementat între paranteze pătrate. Când scrieți codul real, faceți acest lucru într-un singur bloc și înlocuiți numele exemplelor cu propriile lor nume, fără paranteze drepte.

Verificați dacă fișierul de ieșire există. [Pentru / f "jetoane = 2-4 delims = / " În cazul în care fișierul de ieșire nu este un fișier PDF, înlocuiți-l în locația (`date / t`), setați rreport = raportname _ %% c - %% a - %% b.pdf) ".pdf" apoi de extensia potrivită.

Dacă fișierul executabil / raportul este de e-mail-l la oamenii care au nevoie de ea. [Dacă există pdfloc % rreport% (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -U este atașat raportul programat -m Report% %% reporter. -a pdfloc %% -s rreport serverul tau: Port -xu Nume utilizator parola -xp)]

Dacă fișierul executabil / raportul nu exista pe locul specific, procedura va permite sa trimiteti un mesaj sending nu a reușit. [Else (Raport sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u nu a rulat fișierul -m% rreport% nu există în pdfloc -s serverul tau: portul -xu parola numele de utilizator -xp) ]

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 19

Verificați dacă dosarul "Desktop" există pe computer. Trebuie să verificați dacă dosarul Desktop există atât pentru un sistem pe 32 de biți, cât și pe un sistem pe 64 de biți. Dacă nu faceți acest lucru, programul Excel și foaia dvs. de calcul trebuie să fie deschise manual.

Locația pe sistemul pe 32 de biți: c: windows system32 config systemprofile

Locația pe sistemul pe 64 de biți: c: windows syswow64 config systemprofile

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 20

Dacă este necesar, planificați o sarcină pentru a rula scripturile. Scripturile batch trebuie să fie executate continuu în ordine, indiferent dacă cineva utilizează sau nu computerul. Autoritatea trebuie să fie cât mai înaltă posibilă.

sfaturi

sarcinile programate pot fi cel mai bine rula de pe un server, de obicei, dintr-un cont de sistem cu drepturi de administrator. Singurul dezavantaj al îndeplinirii sarcinilor dintr-un cont de sistem este că nu există nici o interfață de utilizator disponibile sarcini este- dar automate care rulează în general, încă în fundal, fără ca utilizatorul să observe.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit