Sortați o listă în Excel

Excel este excelent pentru a afișa tabelele cu date, dar cum puteți să le manipulați și să le organizați pentru a vă satisface cerințele? Instrumentul Sortare oferă posibilitatea de a sorta rapid coloane în diferite stiluri de formatare. De asemenea, puteți face sortarea proprie pentru mai multe coloane și tipuri de date. Utilizați funcția Sortare și filtrare pentru a vă organiza datele într-un mod logic, făcându-le mai ușor de înțeles.

conținut

Pași
Partea 1sortați în ordine alfabetică sau numerică
Partea 2sortați după mai multe criterii
Partea 3sortați după culoarea celulei sau fontului
Sfaturi
Avertismente

pași

Partea 1
Sortați în ordine alfabetică sau numerică

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 1

Selectați datele. Puteți selecta coloana pe care doriți să sortați făcând clic și trăgând, sau faceți clic pe una din celulele din coloană pentru a activa și Excel poate selecta automat datele.

Toate datele din coloană trebuie să fie formate în același mod (de exemplu, text, numere, date) pentru a putea sorta întreaga coloană.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 2

Butoanele Sortare. Puteți găsi acest lucru în fila Start sau în fila Date din grup "sort & filtru". Pentru a sorta rapid, puteți folosi direct "AZ ↓" sau "AZ ↑" utilizați butoanele.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 3

Sortați coloana. Dacă doriți să sortați numere, puteți sorta de la mici la mari ("AZ ↓") sau invers ("AZ ↑"). Dacă doriți să sortați textul, apoi sortați în ascendent ("AZ ↓") sau descendent ("AZ ↑") ordine numerică. Dacă doriți să sortați datele sau orele, apoi sortați de la începutul la mai târziu ("AZ ↓") sau invers ("AZ ↑").

Dacă există o altă coloană cu date lângă coloana pe care doriți să o sortați, veți fi întrebat dacă doriți să includeți această coloană în sortare. Sortarea se face pe baza datelor din coloana pe care ați selectat-o inițial. Datele din coloanele corespunzătoare sunt apoi sortate, astfel încât datele pentru fiecare rând continuă să fie corecte.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 4

Verificați ce se întâmplă cu coloanele care nu pot fi sortate. Dacă găsiți că această sortare nu reușește, eroarea cea mai probabilă nu corespunde formatării datelor.

Dacă doriți să sortați numere, asigurați-vă că toate celulele din coloană sunt formatate ca numere și nu ca text. Numerele sunt uneori importate accidental ca text din programele contabile.

Dacă sortați text, pot apărea erori datorate spațiilor de la început sau formatării incorecte.

Dacă doriți să sortați datele sau orele, apar adesea probleme datorită formatării datelor. Pentru a vă asigura că Excel sortează datele corect, la fel ca numerele și textul, asigurați-vă că toate celulele din coloană sunt formatate ca date.

Partea 2
Sortați după mai multe criterii

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 5

Selectați datele. Imaginați-vă că aveți o foaie de calcul cu o listă de date despre client (numele și locul de reședință). Pentru a vă ușura viața, este o idee bună să sortați mai întâi alfabetic după oraș și apoi după numele clientului (în ordine alfabetică după oraș). Aici aveți nevoie de o sortare personalizată.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 6

Faceți clic pe Sortare. Puteți găsi acestea în grup "sort & filtru" din fila Date. Panoul de sortare se deschide acum cu diferite opțiuni pentru a crea un sortare personalizată.

Dacă există anteturi / etichete deasupra coloanelor din primul rând, cum ar fi "loc" și "nume", apoi asigurați-vă că opțiunea "Datele conțin anteturi" în colțul din dreapta sus al ferestrei de sortare.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 7

Faceți prima regulă de sortare. Faceți clic pe "Sortați după" pentru a alege coloana pe care doriți să o sortați. În acest exemplu, mai întâi doriți să selectați orașul de reședință - deci selectați coloana corectă din meniu.

târziu "Sortați după" pe "valorile" stativ.

Setați ordinea "De la A la Z" sau de la "Z la A"în funcție de modul în care doriți să sortați.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 8

Creați o regulă de sortare secundară. Faceți clic pe "Adăugați un nivel". Aceasta adaugă o regulă de sortare sub prima linie. Selectați a doua coloană (de exemplu, numele coloanei exemplu) și apoi alegeți o ordine de sortare (alegeți aceeași ordine ca și pentru prima linie, pentru lizibilitate).

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 9

Faceți clic pe OK. Lista dvs. va fi sortată în conformitate cu regulile pe care le-ați elaborat. Ar trebui să vedeți acum rezidențele în ordine alfabetică de lângă numele clienților care aparțin unui loc de reședință.

Acesta este un exemplu simplu și conține doar 2 coloane. Cu toate acestea, puteți face sortarea cât mai complexă pe cât doriți, pentru mai multe coloane.

Partea 3
Sortați după culoarea celulei sau fontului

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 10

Selectați datele. Puteți să dați clic și să glisați pentru a selecta coloana pe care doriți să o sortați sau faceți clic pe una dintre celulele din coloană pentru ao activa și Excel poate selecta automat datele.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 11

Faceți clic pe Sortare. Puteți găsi acestea în grup "sort & filtru" din fila Date. Panoul de sortare se deschide acum. Dacă există o altă coloană cu date, lângă coloana pe care doriți să o sortați, veți fi întrebat dacă doriți să includeți această coloană în sortare.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 12

selecta "Culoarea celulelor" sau "Culoarea caracterelor" în "Sortați după" meniu. Aveți opțiunea de a alege o culoare pe care doriți să o sortați mai întâi.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 13

Selectați culoarea de sortare. În "comandă"puteți utiliza meniul derulant pentru a alege o culoare pe care doriți să o sortați mai întâi. Puteți alege numai culorile pe care le-ați utilizat pentru datele dvs.

Nu există o comandă standard pentru sortarea culorilor. Va trebui să indicați singur ordinea.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 14

Adăugați opțional o altă culoare. Pentru fiecare culoare pe care ați utilizat-o în coloana pe care doriți să o sortați, puteți adăuga o linie de sortare. Faceți clic pe "Adăugați un nivel" pentru a adăuga o altă linie la sortare. Alegeți următoarea culoare pe care doriți să o sortați și ordinea pe care doriți să o păstrați.

Asigurați-vă că fiecare comandă este aceeași pentru fiecare regulă. De exemplu: dacă sortați de sus în jos, asigurați-vă că ordinea pentru fiecare linie "În partea de sus" menționează.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 15

Faceți clic pe OK. Fiecare linie de sortare va fi aplicată unul câte unul, iar coloana va fi sortată după culoarea pe care ați specificat-o.

sfaturi

Încercați să sortați datele în moduri diferite - aceasta poate oferi o imagine complet nouă asupra datelor pe care le-ați colectat.
Dacă foaia dvs. de calcul are totaluri, medii sau alte informații sumare din partea de jos a datelor pe care doriți să le sortați, asigurați-vă că nu includeți aceste informații în sortare.